Büro, Coworking oder Homeoffice: Welcher Arbeitsort zu deiner Gründung passt

Inhalt dieser Seite

Welcher Arbeitsort passt zu deiner Gründung?

Welcher Arbeitsort passt, hängt vor allem davon ab, ob Kunden zu dir kommen, ob du Mitarbeiter hast und wie viel feste Kosten du dir am Anfang leisten willst. Für reine Schreibtischarbeit ohne Kundenbesuch reicht oft das Homeoffice, mit Kundschaft oder Team brauchst du früher oder später eigene Räume.

	Kosten	Bindung	Kundenempfang	Geeignet für
Homeoffice	keine zusätzliche Miete	keine	eingeschränkt	Beratung, Kreativarbeit, Onlinegeschäft
Coworking	monatlicher Tarif	meist kurz	über Besprechungsräume	Solo-Selbstständige, Testphase
Bürogemeinschaft	geteilte Miete	je nach Hauptmietvertrag	ja	mehrere Selbstständige mit ähnlichem Bedarf
Eigenes Büro	volle Miete, Nebenkosten, Ausstattung	oft mehrere Jahre	ja	Kundenverkehr, Mitarbeiter, Praxis
Virtuelles Büro	monatliche Gebühr	meist kurz	nein, nur Adresse und Post	Ergänzung zum Homeoffice

Eine Faustregel: Starte so günstig und flexibel wie möglich, solange dein Geschäft das zulässt. Langfristige Mietverträge sind für Gründer eines der größten finanziellen Risiken, weil die Miete auch dann fällig ist, wenn Aufträge ausbleiben. Die Kosten deines Arbeitsorts gehören in deinen Finanzplan.

Wann reicht das Homeoffice?

Das Homeoffice reicht, solange du überwiegend am Rechner arbeitest, kaum Kunden empfängst und mit deiner Wohnadresse als Geschäftsadresse leben kannst. Für viele Beratungs-, Kreativ- und Onlinegründungen ist es der normale Start.

Drei Punkte solltest du klären. Erstens den Vermieter: Reine Schreibtischarbeit ist in der Regel unproblematisch. Geschäftliche Aktivitäten, die nach außen in Erscheinung treten, etwa Kundenverkehr oder Mitarbeiter, muss der Vermieter ohne Vereinbarung grundsätzlich nicht dulden (BGH, Urteil vom 14.07.2009, VIII ZR 165/08). Zweitens die Privatsphäre: Deine Anschrift steht dann im Impressum und auf Rechnungen. Drittens die Konzentration: Ein eigener, abgetrennter Arbeitsplatz hilft, Arbeit und Privatleben zu trennen.

Steuerlich kannst du für jeden Tag, an dem du überwiegend zu Hause arbeitest, eine Tagespauschale von 6 € abziehen, höchstens 1.260 € im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Ein häusliches Arbeitszimmer ist nur absetzbar, wenn es der Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit ist. Alle Details stehen im Ratgeber Homeoffice absetzen als Selbstständiger.

Was bringt ein Coworking-Space?

Ein Coworking-Space bringt dir einen professionellen Arbeitsplatz ohne langfristige Bindung, Besprechungsräume für Kundentermine und Kontakt zu anderen Selbstständigen. Du zahlst einen monatlichen Tarif, meist für einen flexiblen Platz oder einen festen Schreibtisch.

Coworking-Verträge sind meist Nutzungsverträge nach den Bedingungen des Anbieters. Lies sie vor der Unterschrift auf diese Punkte:

• Kündigungsfrist und Mindestlaufzeit
• fester oder flexibler Platz, Zugangszeiten, Nutzung am Wochenende
• Besprechungsräume: inklusive oder gegen Aufpreis
• Postannahme und ausdrückliche Erlaubnis, die Adresse als Geschäftsadresse zu nutzen
• abschließbarer Stauraum für Unterlagen und Geräte
• Versicherung deiner Geräte, Haftung bei Diebstahl oder Schäden
• Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist

Denk auch an den Datenschutz. In offenen Räumen können andere deinen Bildschirm sehen oder Telefonate mithören. Arbeitest du mit Kunden- oder Gesundheitsdaten, brauchst du Sichtschutz, ruhige Räume für vertrauliche Gespräche und abschließbare Ablagen. Für manche Berufe mit Schweigepflicht passt ein offener Coworking-Platz deshalb nicht.

Was musst du bei einer Bürogemeinschaft beachten?

Bei einer Bürogemeinschaft musst du vor allem darauf achten, dass ihr nur Räume sowie Kosten teilt und nach außen getrennt auftretet, sonst haftest du womöglich für die anderen mit. Eine Bürogemeinschaft ist rechtlich meist eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, die nur das Verhältnis der Partner untereinander regelt.

Das Gesetz unterscheidet zwei Formen. Eine nicht rechtsfähige GbR ordnet nur das Verhältnis der Beteiligten zueinander, etwa die Aufteilung der Miete. Eine rechtsfähige GbR entsteht, wenn sie nach dem Willen der Beteiligten am Rechtsverkehr teilnehmen soll (§ 705 Abs. 2 BGB). Betreibt ihr unter gemeinsamem Namen ein Unternehmen, wird das sogar vermutet (§ 705 Abs. 3 BGB). Für die Verbindlichkeiten einer rechtsfähigen GbR haften alle Gesellschafter persönlich (§ 721 BGB).

Regelt untereinander schriftlich, wer Hauptmieter ist, wie Miete sowie Nebenkosten verteilt werden, wer welche Räume nutzt und was beim Ausstieg eines Partners passiert. Ist nur einer von euch Mieter, braucht er für die Überlassung an die anderen die Erlaubnis des Vermieters (§ 540 BGB). Lass den Vertrag bei größeren Summen anwaltlich prüfen.

Wann lohnt sich ein eigenes Büro?

Ein eigenes Büro lohnt sich, wenn regelmäßig Kunden zu dir kommen, du Mitarbeiter beschäftigst oder deine Tätigkeit besondere Räume braucht. Dann wiegen Auftreten, Ruhe und Platz die festen Kosten auf.

Beim Mietvertrag gilt Gewerbemietrecht, und das schützt dich deutlich weniger als das Wohnraummietrecht. Einige Unterschiede, die Gründer kennen sollten:

• Form: Ein Mietvertrag über Räume, der für länger als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, gilt für unbestimmte Zeit (§ 578 in Verbindung mit § 550 BGB).
• Kündigung: Unbefristete Verträge über Geschäftsräume kannst du spätestens am dritten Werktag eines Quartals zum Ende des nächsten Quartals kündigen (§ 580a Abs. 2 BGB). Befristete Verträge sind vor Ablauf in der Regel nicht ordentlich kündbar.
• Kaution: Die Begrenzung auf drei Monatsmieten (§ 551 BGB) gehört zum Wohnraummietrecht und gilt für Geschäftsräume nicht. Die Höhe ist Verhandlungssache.
• Miethöhe: Mietpreisbremse und Kappungsgrenzen gibt es nur für Wohnraum.

Achte außerdem auf Indexklauseln, Nebenkosten, Umsatzsteuer auf die Miete und darauf, ob dein Gewerbe in den Räumen überhaupt erlaubt ist. Was das im Einzelnen bedeutet, erklärt der Ratgeber Gewerberaum mieten. Rechne vor der Unterschrift durch, ob du die Miete auch in schwachen Monaten zahlen kannst. Unterschreib keinen Mustervertrag ungeprüft, bei langer Laufzeit lohnt sich eine anwaltliche Durchsicht.

Ist ein virtuelles Büro als Geschäftsadresse zulässig?

Ein virtuelles Büro ist als Geschäftsadresse nur tragfähig, wenn dort Post zuverlässig angenommen wird, auch förmliche Zustellungen, und du dort tatsächlich erreichbar bist. Ein reiner Scan- und Weiterleitungsdienst reicht dafür in der Regel nicht.

Ins Impressum gehört die Anschrift, unter der du niedergelassen bist (§ 5 DDG). Sie muss ladungsfähig sein, also eine Adresse, an der dich Briefe und gerichtliche Schreiben tatsächlich erreichen. In die Gewerbeanmeldung gehört der Ort, von dem aus du dein Gewerbe tatsächlich betreibst, eine Verlegung musst du anzeigen (§ 14 GewO). Steuerlich zählt die Betriebsstätte, also eine feste Geschäftseinrichtung, die deiner Tätigkeit dient (§ 12 AO). Ein Briefkasten ist keine Betriebsstätte.

Sinnvoll ist ein virtuelles Büro als Ergänzung: Du arbeitest zu Hause, willst aber deine Privatadresse schützen und Post an einer festen Stelle annehmen lassen. Kläre vorher mit dem Gewerbeamt, ob die Anschrift akzeptiert wird. Alle Regeln zur Anschrift stehen im Ratgeber Geschäftsadresse.

Welche Kosten für den Arbeitsort kannst du absetzen?

Kosten für Büro, Coworking-Platz oder Bürogemeinschaft kannst du als Betriebsausgaben absetzen, wenn sie betrieblich veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Dazu gehören Miete, Nebenkosten, Reinigung, Einrichtung und Internet.

Weist die Rechnung Umsatzsteuer aus, ziehst du sie als Vorsteuer ab (§ 15 UStG), sofern du nicht Kleinunternehmer bist. Einrichtung wie Schreibtisch oder Rechner schreibst du je nach Wert sofort oder über mehrere Jahre ab. Für Tage, an denen du im Büro oder im Coworking arbeitest, gibt es keine Homeoffice-Tagespauschale. Die Pauschale gilt nur für Tage mit überwiegender Tätigkeit zu Hause.

Mehr dazu, was du sonst noch absetzen kannst, steht im Ratgeber Betriebsausgaben absetzen.

Wie triffst du die richtige Entscheidung?

Die richtige Entscheidung triffst du, wenn du Arbeitsweise, Kundenkontakt, Budget sowie Wachstumspläne nebeneinanderlegst und die Lösung wählst, die dich am wenigsten bindet und trotzdem professionell arbeiten lässt. Viele starten im Homeoffice, testen Coworking und mieten erst ein Büro, wenn Umsatz sowie Team es tragen.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, klären wir solche Fragen im AVGS Gründercoaching, bevor du einen Vertrag unterschreibst. Im Modul 5 Unternehmensorganisation gehen wir Anmeldungen, Steuern, Versicherungen und Organisation gemeinsam durch. Das Coaching ist bei Bewilligung durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter für dich kostenfrei. Ob dir zusätzlich Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld zustehen, zeigt der Fördercheck.

Sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.