Gründungskosten absetzen: So holst du dir die Kosten vor dem Start zurück

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Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind Kosten, die vor dem eigentlichen Start entstehen, aber eindeutig durch die geplante Selbstständigkeit veranlasst sind, und deshalb wie normale Betriebsausgaben den Gewinn mindern.

Betriebsausgaben sind nach dem Gesetz alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Dass der Betrieb noch nicht läuft, ändert daran nichts. Entscheidend ist ein klarer, nachweisbarer Zusammenhang mit der Gründung. Je konkreter dein Vorhaben ist, desto leichter fällt der Nachweis: ein Businessplan, ein Gründungstermin, Gespräche mit Bank oder Agentur für Arbeit, Angebote von Lieferanten.

Gründungskosten sind dabei kein eigener steuerlicher Topf. Gemeint sind alle Ausgaben rund um den Start, von der Beratung bis zum ersten Werkzeug. Welche Kosten auf dich zukommen, rechnest du vorab mit unserem Gründungskosten-Rechner durch.

Welche Gründungskosten kannst du absetzen?

Absetzen kannst du alle Gründungskosten, die betrieblich veranlasst sind, zum Beispiel Beratung, selbst bezahltes Coaching, Notar, Handelsregister, Gewerbeanmeldung, Fahrten, Fachliteratur, Arbeitsmittel und Marketing vor dem Start.

Kostenart	Beispiele	Hinweis
Beratung und Coaching	Steuerberatung, Rechtsberatung, selbst bezahltes Gründungscoaching	voll absetzbar; ein über AVGS gefördertes Coaching zahlt die Agentur direkt, dann entstehen dir keine Kosten
Anmeldung und Register	Gewerbeanmeldung, Notar, Handelsregister, Genehmigungen	bei der GmbH siehe unten
Fahrten	zu Bank, Beratern, Lieferanten, Messen, möglichen Standorten	mit dem Privatwagen 0,30 € je gefahrenem Kilometer, Fahrten dokumentieren
Arbeitsmittel	Laptop, Software, Werkzeug, Büromöbel	je nach Preis sofort oder über die Nutzungsdauer (siehe nächster Abschnitt)
Marketing	Website, Logo, Visitenkarten, Domain, Anzeigen	laufende Kosten sofort, größere Investitionen gegebenenfalls abschreiben
Weiterbildung und Literatur	Fachbücher, Seminare zur Selbstständigkeit	Bezug zur geplanten Tätigkeit muss erkennbar sein
Bewirtung	Geschäftsessen mit künftigen Partnern	70 % der angemessenen Kosten (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), Anlass notieren
Geschenke	an Geschäftspartner	nur bis 50 € je Empfänger und Jahr (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG)

Der Kilometersatz ergibt sich aus der höchsten Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekosten­gesetz, auf die das Einkommensteuergesetz verweist (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 Abs. 2 BRKG). Nicht absetzbar sind private Kosten der Lebensführung, auch wenn sie in die Gründungsphase fallen, etwa deine Miete oder Lebensmittel. Was sonst als Betriebsausgabe gilt, erklärt der Ratgeber Betriebsausgaben absetzen.

Wie setzt du Arbeitsmittel vor dem Start ab?

Arbeitsmittel vor dem Start setzt du je nach Nettopreis sofort, über einen Sammelposten oder über die Nutzungsdauer ab, und private Gegenstände bringst du als Einlage mit ihrem Zeitwert ein.

• Bis 800 € netto: Geringwertige Wirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind, kannst du im Jahr der Anschaffung voll absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG).
• Über 250 € bis 1.000 € netto: Wahlweise kommen sie in einen Sammelposten, den du über fünf Jahre zu je einem Fünftel abschreibst (§ 6 Abs. 2a EStG).
• Darüber: Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Abschreibung (AfA).

Nutzt du Dinge, die du privat schon besitzt, etwa Laptop, Kamera oder Auto, legst du sie in dein Unternehmen ein. Bewertet wird grundsätzlich mit dem Teilwert, also dem Zeitwert zum Zeitpunkt der Einlage. Hast du den Gegenstand in den letzten drei Jahren gekauft, setzt du höchstens die Anschaffungskosten abzüglich der zwischenzeitlichen Abschreibung an (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG). Halte Kaufbeleg und eine kurze Wertbegründung fest.

Was passiert mit Verlusten im Gründungsjahr?

Verluste im Gründungsjahr verrechnest du zuerst mit anderen Einkünften desselben Jahres und trägst den Rest in die zwei Vorjahre zurück oder zeitlich unbegrenzt in künftige Jahre vor.

Viele Gründungen machen im ersten Jahr Verlust, weil Kosten vor den Umsätzen kommen. Das ist steuerlich kein Nachteil. Hattest du im selben Jahr noch Einkünfte aus einer Anstellung, mindert der Verlust direkt dein zu versteuerndes Einkommen. Bleibt etwas übrig, regelt § 10d EStG den Verlustabzug:

• Verlustrücktrag: bis 1 Mio. € (zusammen veranlagt 2 Mio. €) in das Vorjahr, soweit dort nicht möglich in das zweite Vorjahr. Bereits ergangene Bescheide werden geändert. Du kannst auf den Rücktrag verzichten.
• Verlustvortrag: zeitlich unbegrenzt in Folgejahre. Bis 1 Mio. € Gesamtbetrag der Einkünfte (zusammen veranlagt 2 Mio. €) wird der Verlust voll verrechnet, darüber hinaus zu 70 %.

Damit der Verlust nicht verloren geht, musst du eine Einkommen­steuererklärung abgeben, auch wenn du keine Steuer zahlst. Das Finanzamt stellt den verbleibenden Verlustvortrag dann gesondert fest (§ 10d Abs. 4 EStG). Wie die Erklärung aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber Steuererklärung für Selbstständige.

Wann droht Liebhaberei?

Liebhaberei droht, wenn das Finanzamt annimmt, dass du mit deiner Tätigkeit auf Dauer keinen Gewinn erzielen willst, dann werden die Verluste steuerlich nicht anerkannt.

Ein Gewerbebetrieb setzt die Absicht voraus, Gewinn zu erzielen. Eine bloße Steuerersparnis zählt nicht als Gewinn (§ 15 Abs. 2 EStG). Anlaufverluste sind normal und werden anerkannt, solange dein Vorhaben erkennbar auf einen späteren Gewinn ausgerichtet ist. Kritisch wird es, wenn sich über Jahre Verluste häufen, du nichts änderst und die Tätigkeit eher wie ein Hobby wirkt, etwa bei Pferdezucht, Kunst oder Reisen mit „Fotoblog“.

Schutz bietet ein schlüssiger Plan. Ein Businessplan mit realistischer Rentabilitätsvorschau zeigt, ab wann du Gewinn erwartest. Laufen die Zahlen schlechter, reagierst du sichtbar: Preise anpassen, Kosten senken, Angebot ändern. Genau das spricht für Gewinnerzielungsabsicht.

Was gilt für die Gründungskosten einer GmbH oder UG?

Die Gründungskosten einer GmbH oder UG darf die Gesellschaft nur tragen, wenn der Gesamtbetrag im Gesellschaftsvertrag festgesetzt ist, sonst bleiben sie bei den Gründern.

Dahinter steht der Gedanke, dass das Stammkapital nicht unbemerkt für die Gründung verbraucht werden soll. Die Gerichte wenden dafür die Regel für Aktiengesellschaften entsprechend an: Der Gründungsaufwand ist in der Satzung gesondert festzusetzen (§ 26 Abs. 2 AktG). Üblich ist eine Klausel, wonach die Gesellschaft die Gründungskosten bis zu einem bestimmten Gesamtbetrag trägt. Die Registergerichte achten darauf, dass der Betrag im Verhältnis zum Stammkapital angemessen ist. Stimme die Höhe mit dem Notar ab.

Gründest du mit dem Musterprotokoll (§ 2 Abs. 1a GmbHG), ist die Kostenübernahme durch die Gesellschaft dort fest gedeckelt, höchstens bis zur Höhe des Stammkapitals. Was darüber hinausgeht, tragen die Gründer. Übernimmt die GmbH Kosten ohne wirksame Festsetzung, wertet das Finanzamt das als verdeckte Gewinnausschüttung.

Kosten, die du als künftiger Gesellschafter vor der Gründung selbst trägst, etwa für Beratung oder Businessplan, solltest du sauber dokumentieren und mit der Steuerberatung klären, ob die GmbH sie übernimmt. Alles zur GmbH-Gründung findest du im Ratgeber GmbH gründen.

Kannst du die Vorsteuer aus Gründungskosten erstatten lassen?

Die Vorsteuer aus Gründungskosten kannst du dir vom Finanzamt erstatten lassen, wenn du der Regelbesteuerung unterliegst und ordnungsgemäße Rechnungen auf dein Unternehmen hast.

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmen in Rechnung stellen. Du darfst sie abziehen, wenn die Leistung für dein Unternehmen ausgeführt wurde und eine Rechnung nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes vorliegt (§ 15 Abs. 1 UStG). Das gilt auch für Leistungen vor dem ersten Umsatz. Gerade bei hohen Anfangsinvestitionen kann die Erstattung deine Liquidität spürbar entlasten.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG hast du dagegen keinen Vorsteuerabzug. Verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung, bindet dich das mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Ob sich das lohnt, hängt vor allem von deinen Investitionen und deinen Kunden ab. Die Abwägung erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Sind Gründungszuschuss und Einstiegsgeld steuerpflichtig?

Gründungszuschuss und Einstiegsgeld sind nicht steuerpflichtig: Beide sind nach § 3 Nr. 2 EStG steuerfrei und unterliegen auch nicht dem Progressionsvorbehalt.

Der Gründungszuschuss ist im Gesetz ausdrücklich als steuerfreie Leistung genannt (§ 3 Nr. 2 Buchst. a EStG). Steuerfrei sind außerdem Leistungen zur Eingliederung in Arbeit nach dem SGB II (§ 3 Nr. 2 Buchst. d EStG), zu denen das Einstiegsgeld nach § 16b SGB II gehört. Anders als das Arbeitslosengeld sind beide nicht in der Liste des Progressionsvorbehalts in § 32b EStG aufgeführt. Du gibst sie trotzdem in deiner Buchhaltung an, als steuerfreie Einnahme, nicht als Umsatz.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du dein Vorhaben im AVGS Gründercoaching vorbereiten. Bei Bewilligung zahlt die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching direkt, für dich entstehen keine Kosten. Mehr zu den Zuschüssen in den Ratgebern Gründungszuschuss und Einstiegsgeld, für Menschen aus der Grundsicherung (früher Bürgergeld).

Wie sammelst du Belege richtig?

Belege sammelst du richtig, wenn du ab dem ersten Gründungsgedanken jede Rechnung auf deinen Namen oder dein Unternehmen aufbewahrst, den betrieblichen Anlass notierst und alles einem Ordner zuordnest.

• Rechnungen auf deinen Namen oder dein Unternehmen ausstellen lassen, bei Vorsteuerabzug mit allen Pflichtangaben
• Zahlungsnachweise aufheben, idealerweise vom künftigen Geschäftskonto
• Fahrten mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern notieren
• Bei Bewirtung Teilnehmer und Anlass auf dem Beleg festhalten
• Eingebrachte Privatgegenstände mit Kaufbeleg und Wert dokumentieren
• Businessplan, Gesprächsnotizen und Angebote als Nachweis der Gründungsabsicht aufheben
• Steuererklärung für das Gründungsjahr auch bei Verlust abgeben

Wie du die Kosten in deiner ersten Einnahmenüberschussrechnung verbuchst, zeigt der passende Ratgeber.

Im AVGS Gründercoaching planen wir deine Gründungskosten, deinen Kapitalbedarf und die steuerlichen Grundlagen gemeinsam. Steuern, Buchhaltung und Anmeldungen sind Teil von Modul 5 Unternehmensorganisation. Kapitalbedarf und Finanzierung bearbeiten wir in Modul 4 Finanzierung. Ob du förderfähig bist, zeigt der Fördercheck, die Entscheidung trifft die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall. Willst du deine Zahlen nach dem Start sicher selbst lesen, hilft das Einzeltraining Zahlen verstehen. Für deine Fragen vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.

Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachElena PlinerCoach für Zahlen und Controlling