Gründungscheckliste: alle Anmeldungen und Fristen auf einen Blick

Inhalt dieser Seite

Tipp: Der Gründungsfahrplan stellt dir alle Anmeldungen, Erlaubnisse und Fristen für deine Branche in der richtigen Reihenfolge zusammen, kostenlos und als PDF.

Welche Schritte gehören auf eine Gründungscheckliste?

Auf eine Gründungscheckliste gehören fünf Phasen: Vorbereitung und Förderung, Anmeldung, Absicherung, Organisation und, wenn es so weit ist, der erste Mitarbeiter. Nicht jeder Schritt betrifft dich, das hängt von Rechtsform, Branche und deiner Ausgangslage ab. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Punkte mit Stelle und Frist.

Schritt	Stelle	Frist
Businessplan und Finanzplan	du selbst, auf Wunsch mit Coaching	vor allen Anträgen
AVGS Gründercoaching	Agentur für Arbeit oder Jobcenter	vor der Gründung
Gründungszuschuss	Agentur für Arbeit	Antrag vor dem Start, mindestens 150 Tage Restanspruch
Einstiegsgeld	Jobcenter	Antrag vor dem Start
Erlaubnis, Handwerksrolle	Gewerbeamt, IHK, Handwerkskammer	vor dem Start
Gewerbeanmeldung	Gewerbeamt	gleichzeitig mit dem Beginn (§ 14 GewO)
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung	Finanzamt, über ELSTER	innerhalb eines Monats (§ 138 AO)
Handelsregister (UG, GmbH)	Notar, Registergericht	vor dem ersten Geschäft im Namen der Gesellschaft, sonst persönliche Haftung (§ 11 GmbHG)
Transparenzregister (UG, GmbH)	registerführende Stelle, online	unverzüglich (§ 20 GwG)
Krankenversicherung	deine Krankenkasse	mit dem Start; den freiwilligen Beitritt zeigst du innerhalb von drei Monaten an (§ 9 Abs. 2 SGB V)
Berufsgenossenschaft	zuständiger Unfall­versicherungsträger	binnen einer Woche (§ 192 SGB VII)
Renten­versicherungs­pflicht melden	Deutsche Rentenversicherung	binnen drei Monaten (§ 190a SGB VI)
Freiwillige Arbeitslosen­versicherung	Agentur für Arbeit	binnen drei Monaten (§ 28a SGB III)
Umsatz­steuervoranmeldung	Finanzamt, über ELSTER	bis zum zehnten Tag nach dem Voranmeldungszeitraum (§ 18 UStG)
Betriebsnummer (erster Mitarbeiter)	Bundesagentur für Arbeit	vor der ersten Meldung
Anmeldung Mitarbeiter	Krankenkasse des Mitarbeiters	mit der ersten Abrechnung, spätestens nach sechs Wochen (§ 6 DEÜV)

Was erledigst du vor dem Start?

Vor dem Start klärst du Idee, Rechtsform, Finanzierung und Förderung, denn mehrere Förderungen gibt es nur, wenn du sie vorher beantragst. Leistungen der Arbeitsförderung werden grundsätzlich nur erbracht, wenn sie vor dem Ereignis beantragt wurden, das sie begründet (§ 324 SGB III). Wer zuerst anmeldet und dann beantragt, geht oft leer aus.

1. Businessplan schreiben. Er zwingt dich, Angebot, Zielgruppe, Preise und Zahlen durchzudenken, und ist Grundlage für fast jeden Antrag. Wie das geht, steht im Ratgeber Businessplan erstellen, die Zahlen im Ratgeber Finanzplan erstellen.
2. Rechtsform wählen. Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH: Die Entscheidung bestimmt Haftung, Kosten und Anmeldeweg. Einen Überblick gibt der Ratgeber Rechtsformen im Vergleich. Ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender giltst, klärt der Ratgeber Freiberufler oder Gewerbe.
3. Finanzierung klären. Wie viel Kapital brauchst du, und woher kommt es? Für kleinere Vorhaben kann der KfW-Gründerkredit infrage kommen, den du vor Beginn des Vorhabens über deine Bank beantragst. Weitere Programme findest du unter Fördermöglichkeiten.
4. Erlaubnisse prüfen. Manche Tätigkeiten brauchen eine Erlaubnis oder einen Sachkundenachweis, zulassungspflichtige Handwerke eine Eintragung in die Handwerksrolle. Beides muss vor dem Start vorliegen. Auskunft geben Gewerbeamt, IHK oder Handwerkskammer.

Förderung beantragen, wenn du Leistungen beziehst

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, gehören die Förderanträge an den Anfang deiner Liste. Ein AVGS Gründercoaching findet vor der Gründung statt und hilft dir, Businessplan und Anträge vorzubereiten. Wie du den Gutschein bekommst, steht im Ratgeber AVGS beantragen.

• Mit Arbeitslosengeld: Der Gründungszuschuss setzt bei Aufnahme der Selbstständigkeit mindestens 150 Tage Restanspruch und eine Stellungnahme einer fachkundigen Stelle voraus (§ 93 SGB III), mehr im Ratgeber Tragfähigkeits­bescheinigung.
• Mit Grundsicherung (früher Bürgergeld): Das Einstiegsgeld vom Jobcenter kann höchstens 24 Monate gezahlt werden (§ 16b SGB II). Auch hier gilt: Antrag vor dem Start.
• Nebenberuflich mit Arbeitslosengeld: Melde die Tätigkeit vorher bei der Agentur. Wie das funktioniert, steht im Ratgeber Nebengewerbe anmelden.

Beide Zuschüsse sind Kann-Leistungen: Ob du sie bekommst, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Weitere Wege zeigt die Übersicht Fördermöglichkeiten.

Welche Anmeldungen sind beim Start Pflicht?

Gewerbetreibende melden sich beim Gewerbeamt an, Freiberufler direkt beim Finanzamt. Für ein Gewerbe ist die Anzeige gleichzeitig mit dem Beginn fällig (§ 14 GewO). Das Gewerbeamt informiert unter anderem Finanzamt, Berufsgenossenschaft und Kammer. Als Gewerbetreibender wirst du automatisch Mitglied der IHK (§ 2 IHKG) oder bei einem Handwerk der Handwerkskammer. Ablauf, Unterlagen und Kosten erklärt der Ratgeber Gewerbeanmeldung, die Besonderheiten im Nebenerwerb der Ratgeber Nebengewerbe anmelden.

Unabhängig davon reichst du innerhalb eines Monats nach Beginn den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt ein, in der Regel elektronisch über ELSTER (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Darin legst du dich auch fest, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Schritt für Schritt erklärt es der Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER. Danach bekommst du deine Steuernummer, die du für jede Rechnung brauchst.

Zusätzlich bei Gesellschaften

• GbR: Gesellschaftsvertrag, schriftlich empfohlen. Eine Eintragung ins Gesellschaftsregister ist freiwillig. Mehr im Ratgeber GbR gründen.
• UG und GmbH: notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag, Einzahlung des Stammkapitals, Anmeldung zum Handelsregister über den Notar. Vor der Eintragung besteht die Gesellschaft als solche noch nicht, wer vorher für sie handelt, haftet persönlich (§ 11 GmbHG). Details in den Ratgebern UG gründen und GmbH gründen.
• Transparenzregister: UG und GmbH müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten unverzüglich elektronisch an das Transparenzregister melden (§ 20 GwG).

Gründest du allein, ist das Einzelunternehmen der einfachste Weg. Was du dafür brauchst, steht im Ratgeber Einzelunternehmen gründen.

Wie sicherst du dich als Gründer ab?

Mit dem Start bist du für deine Absicherung selbst verantwortlich, angefangen bei der Krankenversicherung. In Deutschland besteht eine Pflicht zur Krankenversicherung, auch für Selbstständige. Informiere deine Krankenkasse deshalb direkt, wenn du hauptberuflich selbstständig wirst. Gesetzlich oder privat, Beiträge und Mindesteinkommen erklärt der Ratgeber Krankenversicherung für Selbstständige.

• Berufsgenossenschaft: Du meldest dein Unternehmen binnen einer Woche nach dem Start beim zuständigen Unfall­versicherungsträger (§ 192 SGB VII). Hast du in dieser Woche ein Gewerbe angemeldet, gilt die Pflicht als erfüllt. Freiberufler melden sich selbst. Ob du als Unternehmer selbst pflichtversichert bist, hängt von der Satzung deiner Berufsgenossenschaft ab.
• Renten­versicherungs­pflicht prüfen: Bestimmte Selbstständige sind pflichtversichert, etwa Lehrkräfte und Erzieher ohne versicherungs­pflichtige Angestellte, Pflegekräfte, Hebammen, eingetragene Handwerker und Selbstständige, die im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten (§ 2 SGB VI). Sie melden sich innerhalb von drei Monaten bei der Deutschen Rentenversicherung (§ 190a SGB VI). Mehr im Ratgeber Rentenversicherung für Selbstständige.
• Künstlersozialkasse: Bist du selbstständig künstlerisch oder publizistisch tätig, kann die KSK für dich zuständig sein. Ob das zutrifft, prüft die KSK auf Antrag.
• Weitere Versicherungen: Pflicht ist etwa die Kfz-Haftpflicht für ein Firmenfahrzeug (§ 1 PflVG). Eine Betriebshaftpflicht ist für einzelne Berufe vorgeschrieben, für viele andere dringend zu empfehlen. Überblick in den Ratgebern Versicherungen für Selbstständige und Betriebshaftpflicht.

Wie organisierst du dein Unternehmen von Anfang an?

Von Anfang an brauchst du drei Dinge: ein eigenes Konto für dein Geschäft, eine geordnete Buchhaltung und korrekte Rechnungen. Wer das in den ersten Wochen einrichtet, spart sich später viel Sucharbeit und Ärger mit dem Finanzamt.

1. Geschäftskonto eröffnen. Für UG und GmbH ist es praktisch unverzichtbar, weil das Stammkapital vor der Anmeldung zum Handelsregister eingezahlt wird. Für Einzelunternehmer ist es gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Worauf du achten solltest, steht im Ratgeber Geschäftskonto.
2. Buchhaltung einrichten. Belege von Anfang an sammeln und digital ablegen. Die meisten Einzelunternehmer ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
3. Rechnungen richtig schreiben. Pflichtangaben, Rechnungsnummer und E-Rechnung erklärt der Ratgeber Rechnung schreiben.
4. Umsatzsteuer anmelden. Bist du kein Kleinunternehmer, gibst du Umsatz­steuervoranmeldungen bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ab (§ 18 UStG). Ob monatlich oder vierteljährlich, erklärt der Ratgeber Umsatz­steuervoranmeldung.
5. Website rechtssicher machen. Für geschäftsmäßige Websites gilt eine Impressumspflicht (§ 5 DDG), dazu kommen Datenschutzpflichten. Lass Impressum und Datenschutzerklärung von einer Fachberatung, etwa einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt, prüfen.

Was ist beim ersten Mitarbeiter zu tun?

Bevor du den ersten Mitarbeiter anmeldest, brauchst du eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit. Du beantragst sie online beim Betriebsnummern-Service. Seit 2024 gibst du dabei die Unternehmensnummer deiner gesetzlichen Unfallversicherung an. Hast du noch keine, kannst du sie im Online-Antrag mit anfordern.

• Anmeldung zur Sozialversicherung: bei der Krankenkasse des Mitarbeiters, mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (§ 6 DEÜV).
• Sofortmeldung: In einigen Branchen, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Transport und Logistik sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe, meldest du neue Beschäftigte spätestens bei Arbeitsaufnahme (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
• Unfallversicherung: Deine Beschäftigten sind über die Berufsgenossenschaft versichert. Die Beiträge trägst du als Unternehmer (§ 150 SGB VII).
• Lohnsteuer: Als Arbeitgeber meldest du Lohnsteuer beim Finanzamt an und führst sie ab, je nach Höhe monatlich, vierteljährlich oder jährlich (§ 41a Abs. 2 EStG).

Typische Fehler auf dem Weg zur Gründung

Typische Fehler auf dem Weg zur Gründung sind eine zu frühe oder zu späte Gewerbeanmeldung, die verpasste Drei-Monats-Frist der freiwilligen Arbeitslosen­versicherung, eine übersehene Erlaubnis sowie vermischte Konten.

• Zu früh angemeldet: Wer vor dem Antrag auf Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld hauptberuflich startet, riskiert die Förderung.
• Zu spät angemeldet: Erste Aufträge ohne Gewerbeanmeldung können ein Bußgeld kosten.
• Drei-Monats-Frist verpasst: Die freiwillige Arbeitslosen­versicherung lässt sich später nicht nachholen.
• Erlaubnis übersehen: Ohne erforderliche Erlaubnis darfst du nicht starten, auch wenn die Gewerbeanzeige angenommen wurde.
• Privat und geschäftlich vermischt: Ohne eigenes Konto wird die Buchhaltung unübersichtlich.

Gut vorbereitet starten

Die meisten Punkte dieser Liste sind schnell erledigt, wenn die Reihenfolge stimmt. Im AVGS Gründercoaching von Firmenkompass gehen wir sie gemeinsam durch, 1:1 online und bundesweit. In Modul 5 Unternehmensorganisation klären wir Rechtsform, Anmeldungen, Steuern, Versicherungen und Buchhaltung, damit du vor dem Start weißt, was wann zu tun ist. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Lass uns im kostenlosen Erstgespräch darüber sprechen.

Fragen dazu? Dein CoachMarkus StolzenburgCoach für digitale Geschäftsmodelle