Transparenzregister: Wer melden muss, wie es geht und was es kostet

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Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister ist ein amtliches Register, in dem Unternehmen angeben, welche natürlichen Personen sie letztlich besitzen oder kontrollieren. Es soll Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erschweren, indem Briefkastenkonstruktionen ihre wahren Eigentümer nicht mehr verstecken können. Rechtsgrundlage ist das Geldwäschegesetz (GwG).

Für dich als Gründer bedeutet das: Neben Notar, Handelsregister, Finanzamt und Gewerbeamt gibt es eine weitere Meldung, die du selbst erledigen musst. Sie ist nicht kompliziert, wird aber oft vergessen, weil viele denken, der Notar kümmere sich darum.

Das Register führt der Bundesanzeiger Verlag als beliehene registerführende Stelle (§ 25 GwG), die Seite findest du unter transparenzregister.de. Für Bußgelder ist das Bundesverwaltungsamt zuständig (§ 56 Abs. 5 GwG).

Wer muss sich ins Transparenzregister eintragen?

Meldepflichtig sind alle juristischen Personen des Privatrechts und alle eingetragenen Personen­gesellschaften (§ 20 Abs. 1 GwG). Sie müssen Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einholen, aufbewahren, aktuell halten und der registerführenden Stelle unverzüglich mitteilen.

Rechtsform	Meldepflicht
GmbH und UG (haftungsbeschränkt)	ja
AG, Genossenschaft, eingetragener Verein, Stiftung	ja
OHG, KG, GmbH & Co. KG, Partnerschafts­gesellschaft	ja
eingetragene GbR (eGbR)	ja, seit 1. Januar 2024
nicht eingetragene GbR	nein
Einzelunternehmen, auch e. K., und Freiberufler	nein

GbR und eGbR seit dem MoPeG: Seit dem 1. Januar 2024 kann sich eine GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lassen und heißt dann eGbR (§ 707a BGB). Mit der Eintragung wird sie zur eingetragenen Personengesellschaft und damit meldepflichtig. Die Meldung muss direkt nach der Eintragung erfolgen, Übergangsfristen gibt es dafür nicht. Eine GbR, die nicht im Register steht, muss nichts melden. Mehr zur GbR im Ratgeber GbR gründen.

Wer eine GmbH oder UG gründet, ist immer meldepflichtig, auch als Ein-Personen-Gesellschaft. Die Abläufe rund um Notar sowie Stammkapital erklären die Ratgeber GmbH gründen und UG gründen.

Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?

Wirtschaftlich Berechtigter ist jeder Mensch, der unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 GwG). Entscheidend ist immer eine natürliche Person, keine Firma. Hält eine andere Gesellschaft Anteile, schaust du durch sie hindurch auf die Menschen dahinter.

Lässt sich nach umfassender Prüfung niemand finden, der diese Schwelle erreicht, gilt der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Zu jeder Person meldest du Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, alle Staatsangehörigkeiten sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, also etwa „Kapitalanteile 60 %“ (§ 19 Abs. 1 GwG). Die Gesellschafter sind verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben zu liefern und Änderungen mitzuteilen (§ 20 Abs. 3 GwG).

Bis wann musst du die Meldung abgeben?

Die Meldung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 20 Abs. 1 GwG, § 121 BGB). Eine Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. In der Praxis heißt das: direkt nach der Eintragung deiner Gesellschaft im Handels- oder Gesellschaftsregister.

Früher galt eine Mitteilungsfiktion. Wer schon im Handelsregister stand und dort alle Angaben fand, musste nicht extra melden. Diese Ausnahme ist mit der Umstellung auf das Vollregister zum 1. August 2021 weggefallen. Die Übergangsfristen für bestehende Gesellschaften sind spätestens Ende 2022 ausgelaufen. Für neue Gründungen gibt es keine Schonfrist.

Wie läuft die Meldung auf transparenzregister.de ab?

Die Meldung erledigst du online auf der amtlichen Seite transparenzregister.de, und sie ist kostenlos. Für die Gesellschaft handelt in der Regel der Geschäftsführer, bei der eGbR ein vertretungsberechtigter Gesellschafter.

1. Angaben sammeln. Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und Handelsregisternummer bereitlegen, dazu die Daten aller wirtschaftlich Berechtigten.
2. Registrieren. Auf transparenzregister.de legst du ein Nutzerkonto an. Die Seite führt dich durch die einzelnen Schritte.
3. Gesellschaft auswählen. Du gibst die Gesellschaft mit Registergericht sowie Registernummer an und erklärst, dass du für sie handeln darfst.
4. Wirtschaftlich Berechtigte eintragen. Für jede Person füllst du die Angaben nach § 19 GwG aus und wählst, worauf ihre Stellung beruht, etwa Kapitalanteile, Stimmrechte oder Funktion als gesetzlicher Vertreter.
5. Absenden und speichern. Speichere oder drucke dir die Bestätigung deiner Meldung und lege sie zu deinen Gründungsunterlagen.

Was kostet das Transparenzregister?

Die Meldung selbst ist kostenlos, für die Führung des Registers zahlt jede meldepflichtige Gesellschaft aber eine Jahresgebühr von 19,80 € (seit dem Gebührenjahr 2024). So steht es im Gebührenverzeichnis der Transparenz­register­gebühren­verordnung (TrGebV).

Leistung	Gebühr
Meldung der wirtschaftlich Berechtigten	kostenlos
Führung des Registers, je Gesellschaft und Jahr (ab 2024)	19,80 €
Einsichtnahme, je abgerufenem Dokument	1,65 €
Ausdruck per Post, zusätzlich	7,50 €

Die Jahresgebühr stellt die registerführende Stelle in Rechnung, laut IHK Frankfurt meist zusammen mit der Gebühr für die Offenlegung des Jahresabschlusses. Vereinigungen mit steuerbegünstigten Zwecken, etwa gemeinnützige Vereine, können auf Antrag befreit werden (§ 24 Abs. 1 GwG). Für ein normales Gründungsunternehmen gilt das nicht.

Welche Bußgelder drohen bei einer fehlenden Meldung?

Wer die Meldung vorsätzlich oder leichtfertig versäumt oder falsche Angaben macht, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 150.000 € bei Vorsatz und bis zu 100.000 € bei Leichtfertigkeit geahndet werden kann (§ 56 Abs. 1 GwG). Das betrifft auch Änderungen, die nicht nachgemeldet oder falsch gemeldet werden.

Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen steigt der Rahmen auf bis zu 1 Million € oder das Zweifache des wirtschaftlichen Vorteils (§ 56 Abs. 3 GwG). Unanfechtbare Bußgeldentscheidungen macht das Bundesverwaltungsamt außerdem grundsätzlich auf seiner Internetseite bekannt, mit Namen des Unternehmens (§ 57 GwG).

Die genannten Beträge sind Obergrenzen. Wie hoch ein Bußgeld im Einzelfall ausfällt, legt das Bundesverwaltungsamt im Einzelfall fest. Für Gründer gilt: Wer gleich nach der Eintragung meldet, hat mit alldem nichts zu tun.

Wer darf ins Transparenzregister schauen?

Ins Transparenzregister darf seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 22. November 2022 nicht mehr jeder schauen. Der Gerichtshof hat die Regel der Geldwäscherichtlinie für ungültig erklärt, nach der die Angaben allen Mitgliedern der Öffentlichkeit zugänglich sein mussten. Sie verletzte die Rechte auf Achtung des Privatlebens und auf Schutz personenbezogener Daten.

Heute regelt § 23 GwG, wer Einsicht bekommt:

• Behörden und Gerichte, soweit sie die Daten für ihre Aufgaben brauchen.
• Geldwäscherechtlich Verpflichtete wie Banken, Notare oder Steuerberater, wenn sie ihre Sorgfaltspflichten erfüllen.
• Jeder mit berechtigtem Interesse, das er nachweisen muss. Diese Gruppe sieht nur eingeschränkte Daten, etwa Monat und Jahr der Geburt sowie das Wohnsitzland.

Für dich heißt das: Deine Bank wird bei der Kontoeröffnung für die Gesellschaft ins Transparenzregister schauen. Fehlt dort die Meldung oder weicht sie von den Angaben ab, die du der Bank machst, muss die Bank diese Unstimmigkeit der registerführenden Stelle melden (§ 23a GwG). Eine saubere Meldung erspart dir also auch Rückfragen beim Geschäftskonto.

Gründungspflichten im AVGS Gründercoaching

Handelsregister, Transparenzregister, Finanzamt, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaft: Bei einer GmbH oder UG kommt eine ganze Reihe von Meldungen zusammen. Im AVGS Gründercoaching gehen wir sie in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir durch, damit du die Reihenfolge kennst und keine Frist verpasst. Wie der Eintrag beim Amtsgericht abläuft, liest du im Ratgeber Handelsregister.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du diese Fragen vor dem Start im AVGS Gründercoaching klären, das die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein fördern kann. Für die erste Zeit der Selbstständigkeit kommen der Gründungszuschuss beim Arbeitslosengeld oder das Einstiegsgeld bei Grundsicherung (früher Bürgergeld) infrage. Ob eine Förderung bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Fragen zu deiner Gründung besprechen wir gern im kostenlosen Erstgespräch.

Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Michael SendkerCoach für Betriebswirtschaft und Finanzplanung