Hausverwaltungen als Auftraggeber gewinnen: Leitfaden für Handwerker und Dienstleister
Hausverwaltungen vergeben jede Woche Aufträge: Reparaturen, Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege, Renovierung nach Auszug. Wer einmal auf ihrer Liste steht, bekommt oft über Jahre Arbeit. Hier erfährst du, was Verwaltungen erwarten, wie du sie findest und wie du sie rechtlich sauber ansprichst, mit Vorstellungsbrief und Telefonleitfaden.
Das Wichtigste in Kürze
- § 27 WEG
- Verwalter entscheidet kleinere Maßnahmen allein
- 15 %
- Bauabzugsteuer ohne Freistellungsbescheinigung (§ 48 EStG)
- Brief zuerst
- E-Mail-Werbung nur mit Einwilligung (§ 7 Abs. 2 UWG)
- Dauerbedarf: Hausverwaltungen brauchen laufend Handwerker, Reinigung, Hausmeister, Winterdienst und Gartenpflege.
- Kleine Aufträge zuerst: Kleinere Maßnahmen vergibt der Verwalter allein, größere beschließen die Eigentümer.
- Zuverlässigkeit verkauft: Erreichbarkeit, Termintreue und Fotodokumentation zählen mehr als der niedrigste Preis.
- Rechtlich sauber ansprechen: Erst Brief oder Besuch, dann Telefon, E-Mail nur mit Einwilligung.
- Unterlagen bereithalten: Betriebshaftpflicht, Gewerbeanmeldung und bei Bauleistungen Freistellungsbescheinigung.
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Warum sind Hausverwaltungen so gute Auftraggeber?
Hausverwaltungen sind gute Auftraggeber, weil sie viele Gebäude gleichzeitig betreuen und dadurch jede Woche Reparaturen, Wartung und Reinigung vergeben müssen. Wer einmal als zuverlässig gilt, wird immer wieder angerufen, ohne dass er jedes Mal neu werben muss.
In vielen Businessplänen von Handwerkern, Hausmeisterdiensten und Reinigungsfirmen, die wir mit Gründern geschrieben haben, stehen Hausverwaltungen ganz oben auf der Liste der Zielkunden. Der Grund ist einfach: Ein Privatkunde ruft dich vielleicht einmal in fünf Jahren an. Eine Verwaltung mit vielen Wohnungen hat ständig etwas, vom tropfenden Wasserhahn über die Treppenhausreinigung bis zur Renovierung nach einem Mieterwechsel.
Wichtig ist, wie Entscheidungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft fallen. Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, darf der Verwalter allein treffen, ebenso Maßnahmen, die eine Frist wahren oder einen Nachteil abwenden (§ 27 Abs. 1 WEG). Größere Erhaltungsmaßnahmen beschließen die Eigentümer (§ 19 WEG), meist nach Vergleichsangeboten. Für dich heißt das: Der Einstieg gelingt über kleine, schnelle Aufträge und Notfälle. Wer dort überzeugt, wird später auch für größere Angebote angefragt. Die Eigentümer können die Befugnisse des Verwalters per Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG), deshalb ist es von Verwaltung zu Verwaltung verschieden.
Welche Leistungen vergeben Hausverwaltungen?
Hausverwaltungen vergeben fast alles, was ein Gebäude im Alltag braucht: Reparaturen, Wartung, Reinigung, Hausmeisterdienste, Winterdienst, Grünpflege und Renovierungen nach Auszug. Je breiter und verlässlicher dein Angebot, desto öfter wirst du gefragt.
| Bereich | Typische Aufträge | Was dir die Tür öffnet |
|---|---|---|
| Sanitär, Heizung | Verstopfung, Leckage, Heizungsausfall, Wartung | Notdienst und schnelle Reaktion |
| Elektro | Treppenhauslicht, Klingelanlage, Prüfungen | Kurzfristige Termine |
| Maler, Boden | Renovierung nach Auszug, Schäden im Treppenhaus | Feste Paketpreise je Wohnungsgröße |
| Reinigung | Treppenhaus, Fenster, Grundreinigung nach Auszug | Feste Tage, Checkliste, Kontrollnachweis |
| Hausmeister | Kontrollgänge, Mülltonnen, Kleinreparaturen | Ein Ansprechpartner für mehrere Objekte |
| Garten, Winterdienst | Rasen, Hecken, Laub, Schnee und Glätte | Verlässlichkeit bei Wetterumschwung |
| Entrümpelung, Umzug | Räumung nach Todesfall oder Auszug, Keller | Diskretion und Entsorgungsnachweise |
Mehr Ideen für dein Gewerk findest du in den Ratgebern Kunden gewinnen im Handwerk und Kunden gewinnen für Reinigung und Hausmeisterservice.
Was erwarten Hausverwaltungen von dir?
Hausverwaltungen erwarten vor allem, dass du erreichbar bist, Termine hältst und ihnen Arbeit abnimmt statt Arbeit macht. Verwalter haben viele Objekte und wenig Zeit, deshalb zählt Zuverlässigkeit oft mehr als der niedrigste Preis.
- Feste Telefonnummer, Rückruf am selben Tag, idealerweise ein Notdienst
- Termine direkt mit Mietern abstimmen, ohne die Verwaltung dazwischen
- Fotos vorher und nachher, kurzer Arbeitsbericht per Mail
- Rechnung mit Objektadresse, Wohnung, Auftragsnummer und getrennt ausgewiesenen Arbeitskosten
- Nachweis der Betriebshaftpflicht und Gewerbeanmeldung
- Bei Bauleistungen eine gültige Freistellungsbescheinigung
- Freundlicher Umgang mit Mietern, sauberer Arbeitsplatz
Die getrennt ausgewiesenen Arbeitskosten haben einen Grund: Mieter und Eigentümer können über die Nebenkostenabrechnung einen Teil der Kosten für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG steuerlich geltend machen. Eine saubere Rechnung erleichtert der Verwaltung die Abrechnung.
Wie findest du Hausverwaltungen in deiner Region?
Hausverwaltungen in deiner Region findest du über die Kartensuche im Internet, über Aushänge in Treppenhäusern und über Immobilienmakler. Stell dir eine Liste mit 20 bis 30 Verwaltungen in deinem Einzugsgebiet zusammen, bevor du die erste ansprichst.
- Kartensuche: Such nach „Hausverwaltung“ und „WEG-Verwaltung“ mit deinem Ort und den Nachbarorten.
- Treppenhäuser: In Mehrfamilienhäusern hängt meist ein Zettel mit der zuständigen Verwaltung und der Notfallnummer.
- Makler und Wohnungsgesellschaften: Viele Makler verwalten selbst oder kennen die Verwaltungen im Ort.
- Unternehmertreffen: Auf Treffen von Kammer, Haus- und Grundbesitzervereinen oder Gewerbevereinen triffst du Verwalter persönlich.
- Bestandskunden: Frag Mieter und Eigentümer, für die du arbeitest, wer ihr Haus verwaltet.
Notiere zu jeder Verwaltung Größe, Ansprechpartner und ob sie eher Mietshäuser oder Eigentümergemeinschaften betreut. Kleine Verwaltungen mit wenigen Mitarbeitern sind für Gründer oft der leichtere Einstieg, weil sie weniger feste Rahmenverträge haben.
Wie sprichst du eine Hausverwaltung an?
Eine Hausverwaltung sprichst du am besten in drei Schritten an: Vorstellungsbrief, persönlicher Besuch oder Anruf, kleiner Probeauftrag. So bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite und zeigst gleich, dass du zuverlässig bist.
- Vorstellungsbrief. Ein persönlich adressierter Brief an eine Firma ist grundsätzlich erlaubt. Leg Visitenkarte und ein Blatt mit Leistungen, Einzugsgebiet und Erreichbarkeit bei.
- Besuch oder Anruf. Geh eine Woche später persönlich vorbei oder ruf an, wenn du davon ausgehen kannst, dass die Verwaltung Bedarf an deinem Gewerk hat. Bei Unternehmen reicht nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG eine mutmaßliche Einwilligung, die Gerichte legen das aber streng aus. Ein Brief mit Bitte um Rückmeldung macht den Anruf deutlich sicherer.
- Probeauftrag. Biete an, den nächsten kleinen Auftrag oder Notfall kurzfristig zu übernehmen. Liefere dort besonders sauber ab.
- Dranbleiben. Schick alle drei bis vier Monate einen kurzen Brief mit einer Neuigkeit, etwa freie Kapazitäten im Winter oder ein neues Angebot.
Pass den Brief an dein Gewerk an. Entscheidend sind drei Dinge: was du für Verwaltungen übernimmst, wie schnell du reagierst und was du ihnen an Arbeit abnimmst. Lange Firmenbeschreibungen liest kein Verwalter.
Wie führst du das Telefonat mit der Verwaltung?
Das Telefonat mit einer Hausverwaltung führst du kurz und konkret: Wer du bist, worauf du dich beziehst, was du anbietest und welcher nächste Schritt passt. Nach zwei Minuten sollte klar sein, ob es weitergeht.
- Bezug herstellen. „Guten Tag, hier ist [Name] vom Malerbetrieb [Name] aus [Ort]. Ich hatte Ihnen letzte Woche einen kurzen Brief geschickt.“
- Zuständigkeit klären. „Wer bei Ihnen vergibt Aufträge für Renovierungen und Reparaturen?“
- Nutzen in einem Satz. „Ich übernehme Renovierungen nach Auszug zu festen Paketpreisen und melde mich bei jeder Anfrage am selben Tag.“
- Bedarf erfragen. „Wie lösen Sie das im Moment, und wo hakt es manchmal?“
- Nächsten Schritt vereinbaren. „Darf ich Ihnen meine Unterlagen per E-Mail schicken?“ Erst mit diesem Ja darfst du werben per E-Mail, weil E-Mail-Werbung eine vorherige ausdrückliche Einwilligung braucht (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).
Sagt die Verwaltung, dass sie keinen Bedarf hat, bedankst du dich und rufst nicht wieder an. Notiere die Absage, damit du dort keine Werbung mehr schickst. Wie du ein Gespräch zum Auftrag führst, steht im Ratgeber Verkaufsgespräch, die Grenzen der Ansprache im Ratgeber Kaltakquise.
Hausverwaltungen gewinnen im AVGS Gründercoaching
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Maximilian Ossot, Mitgründer von Firmenkompass, verantwortet die Ratgeber-Redaktion und hat diesen Ratgeber fachlich geprüft. Die Inhalte stimmen wir mit unseren Coaches ab. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; über Förderungen entscheiden Agentur für Arbeit und Jobcenter im Einzelfall.
Quellen
- § 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
- § 19 WEG – Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss
- § 7 UWG – Unzumutbare Belästigungen (Telefon, E-Mail)
- § 48 EStG – Steuerabzug bei Bauleistungen (15 Prozent)
- § 48b EStG – Freistellungsbescheinigung
- § 35a EStG – Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen
Kurz beantwortet
Warum sind Hausverwaltungen gute Auftraggeber für Handwerker?
Hausverwaltungen betreuen viele Gebäude gleichzeitig und haben deshalb laufend Bedarf an Reparaturen, Wartung, Reinigung und Renovierung. Kleinere Maßnahmen darf der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft allein beauftragen (§ 27 WEG). Wer zuverlässig arbeitet, wird immer wieder angefragt.
Wie finde ich Hausverwaltungen in meiner Nähe?
Hausverwaltungen findest du über die Kartensuche im Internet, über Aushänge in Treppenhäusern, auf denen die Verwaltung mit Notfallnummer steht, und über Immobilienmakler. Stell dir eine Liste mit 20 bis 30 Verwaltungen in deinem Einzugsgebiet zusammen und notiere Ansprechpartner und Größe.
Darf ich eine Hausverwaltung anrufen, um mich vorzustellen?
Ein Werbeanruf bei einem Unternehmen ist nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung erlaubt (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Sicherer ist es, zuerst einen Brief zu schicken oder persönlich vorbeizugehen und dann nach Rückmeldung oder auf Einladung anzurufen. Werbe-E-Mails brauchen eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.
Was erwartet eine Hausverwaltung von einem Handwerker?
Hausverwaltungen erwarten vor allem schnelle Erreichbarkeit, Termintreue, saubere Dokumentation mit Fotos und verständliche Rechnungen mit Objektadresse. Viele fragen nach Betriebshaftpflicht und bei Bauleistungen nach einer Freistellungsbescheinigung. Wer Mieter freundlich behandelt, erspart der Verwaltung Beschwerden.
Brauche ich eine Freistellungsbescheinigung für Aufträge von Hausverwaltungen?
Bei Bauleistungen an Unternehmer muss der Auftraggeber ohne gültige Freistellungsbescheinigung 15 Prozent der Rechnung einbehalten und ans Finanzamt abführen (§ 48 EStG), sofern keine Ausnahme greift. Die Bescheinigung beantragst du bei deinem Finanzamt (§ 48b EStG). Viele Verwaltungen verlangen sie deshalb von vornherein.
Wie lange dauert es, bis eine Hausverwaltung Aufträge vergibt?
Das ist sehr unterschiedlich, oft kommt der erste Auftrag erst, wenn ein bisheriger Handwerker ausfällt oder überlastet ist. Bleib deshalb freundlich in Erinnerung, etwa mit einem kurzen Brief alle paar Monate. Der erste Auftrag ist meist klein und dient als Test.
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