Steuernummer beantragen: So kommst du als Gründer zu deiner Nummer

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Wer braucht eine Steuernummer?

Eine Steuernummer für den Betrieb braucht jeder, der sich selbstständig macht, egal ob Gewerbe oder freier Beruf, haupt- oder nebenberuflich, mit oder ohne Kleinunternehmerregelung.

Als Angestellte oder Angestellter hattest du vielleicht nie eine eigene Steuernummer, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer abgeführt hat und deine Steuer-ID reichte. Sobald du selbst Rechnungen schreibst, brauchst du die Steuernummer: für Rechnungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Einkommen­steuererklärung mit Anlage EÜR und für die Kommunikation mit dem Finanzamt.

Wie beantrage ich eine Steuernummer?

Die Steuernummer beantragst du, indem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch über ELSTER an dein Wohnsitzfinanzamt schickst, ein eigenes Antragsformular für die Nummer gibt es nicht.

1. ELSTER-Konto anlegen. Mit Zertifikatsdatei bekommst du die Aktivierungs-ID per E-Mail und den Aktivierungs-Code getrennt per Post. Mit dem Online-Ausweis geht es schneller.
2. Fragebogen auswählen. Für Einzelunternehmer und Freiberufler heißt er „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit (Einzelunternehmen)“.
3. Ausfüllen. Persönliche Daten, Steuer-ID, Bankverbindung, Beschreibung der Tätigkeit, Schätzung von Umsatz und Gewinn, Angaben zur Umsatzsteuer.
4. Absenden und Bestätigung speichern. Das Übermittlungsprotokoll ist dein Nachweis, dass du die Frist eingehalten hast.
5. Auf Post warten. Das Finanzamt teilt dir die Steuernummer schriftlich mit. Bei Rückfragen meldet es sich vorher.

Den Fragebogen musst du elektronisch abgeben. Nur in Härtefällen, etwa ohne Computer und Internet, kann das Finanzamt auf Antrag Papier zulassen (§ 138 Abs. 1b AO). Wie du die einzelnen Felder ausfüllst, erklärt der Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER Schritt für Schritt.

Reicht die Gewerbeanmeldung nicht aus?

Die Gewerbeanmeldung reicht nicht aus, denn das Gewerbeamt meldet dem Finanzamt zwar deine Gründung, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung musst du trotzdem selbst abgeben.

Das Gewerbeamt übermittelt die Daten deiner Gewerbeanzeige an das zuständige Finanzamt (§ 14 Abs. 8 GewO). Das Finanzamt weiß dann, dass es dich gibt, aber nicht, wie viel du verdienen willst und wie du die Umsatzsteuer handhabst. Häufig schickt es dir deshalb eine Aufforderung, den Fragebogen auszufüllen. Warte darauf nicht: Die Monatsfrist läuft ab dem Start, nicht ab dem Brief.

Als Freiberufler gibt es gar keine Gewerbeanmeldung, für dich ist der Fragebogen der einzige Weg zur Steuernummer. Wie du dich insgesamt anmeldest, zeigt Freiberufler werden, für Gewerbetreibende der Ratgeber Gewerbeanmeldung.

Wie lange dauert es, bis die Steuernummer da ist?

Wie lange es bis zur Steuernummer dauert, regelt kein Gesetz, die Bearbeitungszeit hängt vom Finanzamt und von der Vollständigkeit deines Fragebogens ab und liegt meist bei einigen Wochen.

Die Frist im Gesetz gilt nur für dich, nicht für das Finanzamt. Damit es nicht unnötig länger dauert:

• Früh starten: Du darfst den Fragebogen schon abgeben, bevor du den ersten Auftrag hast, sobald der Starttermin feststeht.
• Tätigkeit konkret beschreiben: Unklare Angaben wie „Beratung“ oder „Medien“ führen zu Rückfragen.
• Realistische Zahlen: Eine Schätzung von 0 Euro Umsatz wirkt unglaubwürdig und löst Nachfragen aus.
• Nachhaken: Ist nach etwa einem Monat nichts gekommen, ruf dein Finanzamt an und nenne deine Steuer-ID.

Was mache ich, solange ich noch keine Steuernummer habe?

Solange die Steuernummer fehlt, darfst du schon arbeiten, solltest Rechnungen aber erst mit Nummer verschicken oder fehlende Angaben später mit einem eindeutigen Ergänzungsschreiben nachreichen.

Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer, die alternativ ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben dürfen (§ 34a UStDV). Eine Ausnahme für die Wartezeit sieht das Gesetz nicht vor. Du hast zwei saubere Möglichkeiten:

1. Rechnung später schreiben. Du erbringst die Leistung, notierst Datum und Umfang und stellst die Rechnung, sobald die Nummer da ist. Sag deinem Kunden vorher Bescheid.
2. Rechnung später ergänzen. Eine Rechnung, der Pflichtangaben fehlen, kann berichtigt werden. Die fehlende Nummer reichst du mit einem Dokument nach, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Geld darfst du schon vor der Rechnung annehmen, etwa als Anzahlung. Auch dafür stellst du später eine Rechnung aus. Für die Liquidität in den ersten Wochen hilft eine kleine Reserve, wie sie der Ratgeber Liquiditätsreserve beschreibt.

Steuer-ID, Steuernummer, USt-IdNr., W-IdNr.: Was ist was?

Steuer-ID, Steuernummer, USt-IdNr. und W-IdNr. sind vier verschiedene Nummern: eine für dich als Person, eine für deinen Betrieb beim Finanzamt, eine für EU-Geschäfte und eine neue einheitliche Wirtschaftsnummer.

Nummer	Wer vergibt sie	Wofür
Steuer-ID (11 Ziffern)	Bundeszentralamt für Steuern, automatisch nach der Geburt oder dem Zuzug	dich als Person, dauerhaft gültig, ändert sich nicht bei Umzug (§ 139b AO)
Steuernummer	dein Finanzamt nach dem Fragebogen	Rechnungen, Voranmeldungen, Steuererklärungen. Kann sich bei einem Umzug ändern.
USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern)	Bundeszentralamt für Steuern, auf Antrag	Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten, auch auf Rechnungen erlaubt
W-IdNr. (DE + 9 Ziffern + 5 Ziffern)	Bundeszentralamt für Steuern, automatisch, seit November 2024 in Stufen	einheitliches Kennzeichen für wirtschaftlich Tätige (§ 139c AO). Ersetzt die Steuernummer derzeit nicht und ist auf Rechnungen nicht zulässig.

Die USt-IdNr. beantragst du am einfachsten gleich im Fragebogen mit, wenn du Kunden oder Lieferanten im EU-Ausland hast. Alles dazu steht im Ratgeber USt-IdNr. beantragen. Die W-IdNr. musst du nicht beantragen, Gründer bekommen sie nach Angaben des BZSt in ihr ELSTER-Postfach. Im Impressum darfst du statt der USt-IdNr. auch die W-IdNr. angeben, sofern du eine hast.

Was ändert sich nach der Steuernummer?

Mit der Steuernummer beginnen deine laufenden Pflichten: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, falls du keine Kleinunternehmerregelung nutzt, eventuell Vorauszahlungen zur Einkommensteuer und die jährliche Steuererklärung.

Mit der Steuernummer kommt meist ein Schreiben, wie oft du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibst. Die frühere Regel, dass Neugründer im Gründungsjahr und im Folgejahr immer monatlich abgeben, ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt. Maßgeblich ist dann deine voraussichtliche Steuer: über 9.000 Euro im Jahr monatlich, sonst vierteljährlich, bis 2.000 Euro kann das Finanzamt dich ganz befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Ob die Aussetzung über 2026 hinaus verlängert wird, war bei Redaktionsschluss nicht beschlossen. Details stehen unter Umsatz­steuervoranmeldung.

Setzt das Finanzamt Vorauszahlungen zur Einkommensteuer fest, zahlst du vierteljährlich zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Wie du dafür vorsorgst, erklärt Einkommensteuer-Vorauszahlung.

Steuernummer im Gründungscoaching

Im Gründungscoaching klären wir den Zeitpunkt der Anmeldung, die Schätzungen im Fragebogen und die Kleinunternehmerregelung, bevor du die Steuernummer beantragst.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, ist der Zeitpunkt wichtig: Wer sich vor der Bewilligung von Gründungszuschuss oder Einstiegsgeld selbstständig macht, kann den Anspruch gefährden. Im AVGS Gründercoaching füllen wir den Fragebogen in Modul 5 Unternehmensorganisation gemeinsam vor, abgestimmt auf deinen Finanzplan. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Ausfüllhilfen zu den Gründungsformularen findest du bei den Downloads. Für alles Weitere sprich uns im kostenlosen Erstgespräch an. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachAlexander ThümmlerBuchhaltung und Finanzen