Freiberufler werden: So meldest du dich richtig an

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Bin ich überhaupt Freiberufler?

Freiberufler bist du, wenn du einen Katalogberuf aus § 18 EStG, einen ähnlichen Beruf oder eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit selbstständig ausübst.

Klassische Beispiele sind Ärztinnen, Architekten, Ingenieurinnen, Journalisten, Übersetzerinnen, Dozenten, Künstler und Autorinnen. Alles, was nicht unter diese Gruppen fällt, ist in der Regel ein Gewerbe. Gerade bei Coaching, IT, Design oder Marketing liegt die Grenze oft nicht dort, wo man sie vermutet. Die ausführliche Abgrenzung mit allen Katalogberufen und Grauzonen findest du im Ratgeber Freiberufler oder Gewerbe?.

Welche Schritte gehören zur Anmeldung als Freiberufler?

Die Anmeldung als Freiberufler besteht aus sieben Schritten: Tätigkeit einordnen, ELSTER-Konto anlegen, Fragebogen abgeben, Versicherungen klären, Sonderpflichten prüfen, Konto und Buchhaltung einrichten, erste Rechnung schreiben.

1. Tätigkeit einordnen. Beschreibe für dich in zwei Sätzen, was du tust, für wen und mit welcher Qualifikation. Diese Beschreibung brauchst du später im Fragebogen.
2. ELSTER-Konto anlegen. Die Registrierung ist kostenlos. Mit der Zertifikatsdatei kommt die Aktivierungs-ID per E-Mail und der Aktivierungs-Code getrennt per Post, deshalb lohnt es sich, früh anzufangen.
3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben. Spätestens einen Monat nach dem Start, elektronisch über ELSTER. Danach bekommst du deine Steuernummer.
4. Kranken- und Pflegeversicherung klären. Melde deiner Krankenkasse die Selbstständigkeit. Künstler und Publizisten prüfen die Künstlersozialkasse.
5. Rentenversicherung und Kammer prüfen. Für einige Berufe gilt Renten­versicherungs­pflicht oder Kammerpflicht.
6. Konto und Buchhaltung einrichten. Ein eigenes Konto, ein Ordner für Belege und eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung von Anfang an.
7. Erste Rechnung schreiben. Mit Steuernummer oder USt-IdNr. und dem richtigen Umsatzsteuersatz oder dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

Wie melde ich mich beim Finanzamt an?

Beim Finanzamt meldest du dich als Freiberufler mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, den du innerhalb eines Monats nach Beginn elektronisch über ELSTER übermittelst (§ 138 Abs. 1, 1b und 4 AO).

Ein Gewerbeamt ist nicht beteiligt. Im Fragebogen beschreibst du deine Tätigkeit, schätzt Umsatz und Gewinn für das erste und zweite Jahr und entscheidest, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Wichtig ist eine konkrete Beschreibung: „Freie Grafikdesignerin, Gestaltung von Logos und Buchcovern mit Einräumung von Nutzungsrechten“ hilft dem Finanzamt mehr als „Design“. Eine Anleitung Feld für Feld gibt der Ratgeber Steuerliche Erfassung über ELSTER, alles rund um Dauer und Nummern der Ratgeber Steuernummer beantragen.

Welche Versicherungen brauche ich als Freiberufler?

Als Freiberufler brauchst du in jedem Fall eine Kranken- und Pflegeversicherung, die Rentenversicherung ist nur für bestimmte Berufsgruppen Pflicht, und je nach Beruf kommt eine Berufshaftpflicht dazu.

Versicherung	Pflicht?	Was du tust
Krankenversicherung	ja	freiwillig gesetzlich oder privat, Künstler und Publizisten über die KSK
Rentenversicherung	nur für bestimmte Gruppen (§ 2 SGB VI)	Lehrkräfte, Erzieher, Hebammen, Pflegepersonen und Selbstständige mit einem Auftraggeber melden sich innerhalb von drei Monaten (§ 190a SGB VI)
Arbeitslosen­versicherung	freiwillig	Antrag innerhalb von drei Monaten nach dem Start bei mindestens 15 Wochenstunden (§ 28a SGB III)
Berufshaftpflicht	für einige Kammerberufe gesetzlich vorgeschrieben	sonst dringend zu empfehlen, wenn ein Fehler teuer werden kann

Künstler und Publizisten haben einen Sonderweg: Über die Künstlersozialkasse zahlen sie nur etwa die Hälfte der Beiträge zu Rente, Kranken- und Pflegeversicherung (§ 1 KSVG). Wie das genau funktioniert, steht im Ratgeber Künstlersozialkasse. Für alle anderen gibt Krankenversicherung für Selbstständige den Überblick, die Pflichtfälle erklärt Rentenversicherung für Selbstständige.

Brauche ich eine Kammer, eine Zulassung oder eine Berufshaftpflicht?

Eine Kammer, eine Zulassung oder eine Pflicht-Berufshaftpflicht brauchst du nur in verkammerten freien Berufen wie Medizin, Recht, Steuerberatung oder Architektur, die meisten kreativen, schreibenden und lehrenden Freiberufler sind frei davon.

Ärztinnen, Rechtsanwälte, Steuerberaterinnen, Architekten und Psychotherapeutinnen sind Pflichtmitglied ihrer Berufskammer. Dort gelten eigene Berufsordnungen und oft eine vorgeschriebene Berufshaftpflicht. Heilpraktiker brauchen eine Erlaubnis des Gesundheitsamts. Für Journalisten, Übersetzerinnen, Designer, Künstlerinnen oder Dozenten gibt es dagegen keine Kammerpflicht. Eine IHK-Mitgliedschaft entfällt für Freiberufler, solange sie nicht im Handelsregister stehen.

Wenn du dich mit anderen Freiberuflern zusammentun willst, gibt es neben der GbR die Partnerschafts­gesellschaft. Sie steht nur Angehörigen freier Berufe offen und wird ins Partnerschafts­register eingetragen (§ 1 PartGG). Welche Rechtsform zu dir passt, vergleicht der Ratgeber Rechtsformen im Vergleich.

Wie mache ich als Freiberufler meine Buchhaltung?

Als Freiberufler machst du deine Buchhaltung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bist nie bilanzpflichtig und zahlst keine Gewerbesteuer, egal wie hoch dein Gewinn ist.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist simpel: Einnahmen minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn, gezählt wird, wann das Geld fließt (§ 4 Abs. 3 EStG). Am Jahresende überträgst du das Ergebnis in die Anlage EÜR und reichst sie mit der Einkommen­steuererklärung elektronisch ein. Wie das geht, zeigt der Ratgeber EÜR erstellen.

• Belege sammeln: jede Rechnung, jeden Kassenbon, jeden Kontoauszug. Digital abgelegt, nach Monaten sortiert.
• Getrennte Konten: Ein eigenes Konto trennt Geschäftliches von Privatem und spart Zeit bei der Steuererklärung.
• Rücklage bilden: Lege von jeder Zahlung einen festen Anteil für Einkommensteuer und gegebenenfalls Umsatzsteuer zurück. Wie viel, erklärt der Ratgeber Steuerrücklage bilden.

Was muss auf meine erste Rechnung?

Auf deine erste Rechnung als Freiberufler gehören deine Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung, Datum, Betrag und entweder der richtige Umsatzsteuersatz oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

Die vollständigen Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG und im Ratgeber Rechnung schreiben. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus. Das ist möglich, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 UStG). Für Kreative gibt es Besonderheiten wie den ermäßigten Satz für Nutzungsrechte, mehr dazu unter Umsatzsteuer für Künstler und Kreative.

Welche Förderung gibt es, wenn ich als Freiberufler gründe?

Wenn du als Freiberufler aus der Arbeitslosigkeit gründest, kommen das AVGS Gründercoaching, der Gründungszuschuss oder das Einstiegsgeld infrage, jeweils nur bei Bewilligung durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter.

Ob du freiberuflich oder gewerblich startest, spielt für die Förderung keine Rolle. Im AVGS Gründercoaching bereitest du Businessplan, Anmeldung und Versicherungen vor, bevor du startest. In Modul 5 Unternehmensorganisation gehen wir Finanzamt, Krankenversicherung und Rentenversicherung gemeinsam durch. Für hauptberufliche Gründungen aus dem Arbeitslosengeld kann der Gründungszuschuss für Freiberufler und Künstler folgen, aus der Grundsicherung (früher Bürgergeld) das Einstiegsgeld. Ausfüllhilfen für die Anträge findest du bei den Downloads.

Melde die Selbstständigkeit erst an, wenn die Förderung geklärt ist: Wer schon vor der Bewilligung startet, kann den Anspruch verlieren. Lass uns im kostenlosen Erstgespräch klären, welcher Weg für dich passt. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Fragen dazu? Dein CoachMaria BieberCoach für Gründung und Positionierung