Gesellschafter-Geschäftsführer in UG und GmbH: Was du wissen musst

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Was ist ein Gesellschafter-Geschäftsführer?

Ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist eine Person, die an einer UG oder GmbH beteiligt ist und sie zugleich als Geschäftsführer leitet. Das Gegenstück ist der Fremdgeschäftsführer, der keine Anteile hält. In fast allen kleinen Kapitalgesellschaften ist der Gründer beides, oft als alleiniger Gesellschafter.

Die beiden Rollen folgen unterschiedlichen Regeln. Als Gesellschafter entscheidest du in der Gesellschafterversammlung über Grundsatzfragen, etwa über deine eigene Bestellung, Abberufung und Entlastung als Geschäftsführer (§ 46 GmbHG). Als Geschäftsführer führst du die Geschäfte und vertrittst die Gesellschaft nach außen. Dafür gelten eigene Pflichten und eine eigene Haftung. Wie du eine Kapitalgesellschaft gründest, erklären die Ratgeber GmbH gründen und UG gründen.

Wann ist ein Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungs­pflichtig?

Ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist nicht sozialversicherungs­pflichtig beschäftigt, wenn er mindestens 50 % des Stammkapitals hält oder Beschlüsse der anderen Gesellschafter über eine im Gesellschaftsvertrag verankerte umfassende Sperrminorität verhindern kann. So beschreibt es die Deutsche Rentenversicherung auf Grundlage der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts. Entscheidend ist die rechtliche Macht in der Gesellschaft, nicht das tatsächliche Verhalten oder das Vertrauen unter den Gesellschaftern.

Konstellation	Einordnung in der Regel
Alleingesellschafter oder mindestens 50 % der Anteile	keine abhängige Beschäftigung, selbstständig
unter 50 %, mit umfassender Sperrminorität im Gesellschaftsvertrag	keine abhängige Beschäftigung, selbstständig
unter 50 %, ohne umfassende Sperrminorität	abhängig beschäftigt, sozialversicherungs­pflichtig
Fremdgeschäftsführer ohne Anteile	abhängig beschäftigt, sozialversicherungs­pflichtig

Nach der Darstellung der Deutschen Rentenversicherung reichen Stimmbindungsverträge, Stimmrechtsvollmachten oder ein Vetorecht im Anstellungsvertrag nicht aus, um einen Minderheits­gesellschafter zum Selbstständigen zu machen. Eine Sperrminorität, die nur für einzelne Themen gilt, genügt ebenfalls nicht. Auch die steuerliche Einordnung spielt für den Sozialversicherungsstatus keine Rolle.

Bist du nicht abhängig beschäftigt, kümmerst du dich selbst um deine Absicherung: Krankenversicherung, Altersvorsorge und gegebenenfalls eine freiwillige Arbeitslosen­versicherung. Als Geschäftsführer einer Ein-Personen-GmbH kannst du nach Angaben der Rentenversicherung unter Umständen als Selbstständiger mit nur einem Auftraggeber renten­versicherungs­pflichtig sein. Mehr dazu in den Ratgebern Krankenversicherung für Selbstständige, Rentenversicherung für Selbstständige und freiwillige Arbeitslosen­versicherung.

Wie funktioniert die Statusfeststellung bei der Clearingstelle?

Im Status­feststellungs­verfahren nach § 7a SGB IV entscheidet die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund verbindlich, ob du abhängig beschäftigt oder selbstständig tätig bist. An diese Entscheidung sind auch die anderen Versicherungsträger gebunden, also Krankenkasse und Bundesagentur für Arbeit. Das schafft Sicherheit, zum Beispiel für einen späteren Anspruch auf Arbeitslosengeld.

• Automatisches Verfahren: Meldet die Gesellschaft dich als Beschäftigten zur Sozialversicherung und kennzeichnet dich dabei als geschäftsführenden Gesellschafter, muss die Krankenkasse als Einzugsstelle die Statusprüfung bei der Rentenversicherung beantragen (§ 7a Abs. 1 Satz 2 SGB IV).
• Freiwilliger Antrag: Die Beteiligten, also du und die Gesellschaft, können die Entscheidung auch selbst schriftlich oder elektronisch beantragen.
• Vor dem Start: Auf Antrag kann schon vor Aufnahme der Tätigkeit entschieden werden, auf Grundlage der schriftlichen Vereinbarungen (§ 7a Abs. 4a SGB IV). Diese Regelung ist bis zum 30. Juni 2027 befristet.
• Monatsfrist: Stellst du den Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit und wird eine Beschäftigung festgestellt, beginnt die Versicherungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung (§ 7a Abs. 5 SGB IV).

Was gilt beim Geschäftsführergehalt, und was ist eine verdeckte Gewinnausschüttung?

Das Geschäftsführergehalt ist für die GmbH eine Betriebsausgabe, wenn es angemessen ist. Bei einem beherrschenden Gesellschafter muss es außerdem im Voraus klar, eindeutig sowie zivilrechtlich wirksam vereinbart sein und tatsächlich so gezahlt werden. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, behandelt das Finanzamt die Zahlung ganz oder teilweise als verdeckte Gewinnausschüttung, kurz vGA. So ergibt es sich aus R 8.5 der Körperschaftsteuer-Richtlinien.

Eine vGA darf das Einkommen der Gesellschaft nicht mindern (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Die GmbH zahlt also auf diesen Betrag Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer. Bei dir wird er nicht als Gehalt, sondern wie eine Gewinnausschüttung besteuert. Typische Auslöser sind:

• Gehaltserhöhungen oder Boni, die erst rückwirkend beschlossen werden
• ein Gehalt, das ein fremder Geschäftsführer in vergleichbarer Lage nicht bekommen würde
• Tantiemen ohne klare Berechnungsgrundlage
• private Nutzung von Firmenwagen oder Wohnung ohne Vereinbarung
• zinslose Darlehen der Gesellschaft an dich

Wie hoch dein Gehalt sein sollte, hängt von der Ertragslage, deinem Lebensbedarf und deinem Finanzplan ab. In der UG kommt hinzu, dass ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses in die Rücklage muss (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Wie du den Unternehmerlohn realistisch planst, zeigt der Ratgeber Unternehmerlohn. Wie die Gesellschaft selbst besteuert wird, erklärt Körperschaftsteuer.

Wie haftet ein Gesellschafter-Geschäftsführer?

Ein Geschäftsführer haftet der Gesellschaft persönlich für Schäden, die er durch eine Verletzung seiner Pflichten verursacht, denn er muss die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anwenden (§ 43 Abs. 1 und 2 GmbHG). Mehrere Geschäftsführer haften gemeinsam. Diese Ansprüche verjähren nach fünf Jahren (§ 43 Abs. 4 GmbHG).

Besonders streng ist das Gesetz beim Stammkapital: Zahlungen an Gesellschafter aus dem Vermögen, das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlich ist, muss der Geschäftsführer ersetzen. Ein Gesellschafterbeschluss befreit ihn davon nicht, soweit der Ersatz zur Befriedigung der Gläubiger nötig ist (§ 43 Abs. 3 GmbHG). Als Alleingesellschafter kannst du dich also nicht selbst entlasten, wenn Gläubiger leer ausgehen.

Gegenüber Dritten kommen weitere Risiken hinzu, etwa bei nicht abgeführter Lohnsteuer oder nicht gezahlten Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung und vor allem in der Krise. Was dann gilt, erklärt der Ratgeber Insolvenz vermeiden. Ob eine Versicherung sinnvoll ist, liest du unter D&O-Versicherung.

Was gehört in den Anstellungsvertrag?

Der Anstellungsvertrag regelt dein Verhältnis zur Gesellschaft als Geschäftsführer, getrennt von deiner Bestellung zum Organ und von deiner Beteiligung. Er ist die Grundlage dafür, dass das Finanzamt dein Gehalt anerkennt. Einen fertigen Mustertext gibt es hier bewusst nicht, weil der Vertrag zu Satzung, Status und Steuerplanung passen muss. Diese Themen sollten geregelt sein:

• Aufgaben, Ressort und Zustimmungsvorbehalte der Gesellschafterversammlung
• Festgehalt, gegebenenfalls Tantieme mit klarer Berechnungsgrundlage
• Arbeitszeit, Urlaub, Fortzahlung bei Krankheit
• Dienstwagen, Spesen, Nebenleistungen
• Laufzeit und Kündigung, Wettbewerbsverbot
• Altersvorsorge und Absicherung
• Befreiung vom Verbot des Insichgeschäfts, wenn du den Vertrag mit dir selbst schließt (§ 181 BGB), in Satzung und Handelsregister

Beschlüsse der Gesellschafter, etwa über den Vertrag oder eine Gehaltsanpassung, werden in der Gesellschafterversammlung gefasst. Sie kann auch per Telefon oder Video stattfinden, wenn alle Gesellschafter in Textform zustimmen (§ 48 Abs. 1 GmbHG). Bist du alleiniger Gesellschafter, musst du nach jedem Beschluss unverzüglich eine Niederschrift anfertigen und unterschreiben (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Diese Protokolle sind bei einer Betriebsprüfung dein wichtigster Nachweis.

Kann ich als Gesellschafter-Geschäftsführer einen Gründungszuschuss bekommen?

Ja, ein Gründungszuschuss ist auch bei der Gründung einer UG oder GmbH möglich, wenn du die Tätigkeit hauptberuflich selbstständig ausübst und die übrigen Voraussetzungen erfüllst. Die Rechtsform spielt nach den Fachlichen Weisungen der Bundesagentur für Arbeit grundsätzlich keine Rolle. Gefördert wird die Person, nicht das Unternehmen, deshalb können auch mehrere Gesellschafter einer GmbH gleichzeitig einen Zuschuss erhalten.

Bei Geschäftsführern prüft die Agentur, ob nicht in Wahrheit ein abhängiges Beschäftigungs­verhältnis vorliegt. Das wäre nicht förderfähig. In Zweifelsfällen verweisen die Weisungen auf das Status­feststellungs­verfahren der Deutschen Rentenversicherung. Als hauptberuflich gilt eine selbstständige Tätigkeit von mindestens 15 Stunden pro Woche. Die Agentur für Arbeit entscheidet über den Zuschuss im Einzelfall, ein Rechtsanspruch besteht nicht. Alle Voraussetzungen findest du im Ratgeber Gründungszuschuss beantragen.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, bereiten wir Rechtsform, Gesellschafterstruktur und Finanzplan im AVGS Gründercoaching mit dir vor, vor allem in Modul 5 Unternehmensorganisation. Bei Bewilligung des Gutscheins entstehen dir keine eigenen Kosten. Aus der Grundsicherung (früher Bürgergeld) kommt statt des Gründungszuschusses das Einstiegsgeld infrage. Welche Förderungen zu dir passen, zeigt der Fördercheck. Läuft deine Gesellschaft schon und du willst als Geschäftsführer einen erfahrenen Sparringspartner, gibt es das Geschäftsführer-Sparring. Für alle Fragen nutze das kostenlose Erstgespräch. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Fragen dazu? Dein CoachDr. Werner von der BeyCoach für Gründung und Führung