Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und in E-Mails: Was je Rechtsform gilt

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Was gilt als Geschäftsbrief?

Ein Geschäftsbrief ist jede schriftliche Mitteilung deines Unternehmens nach außen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist, egal ob als Papierbrief, E-Mail, Fax oder PDF.

Das HGB und das GmbHG sprechen ausdrücklich von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ (§ 37a Abs. 1 HGB, § 35a Abs. 1 GmbHG). Dazu gehören zum Beispiel:

• Angebote, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen,
• Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften,
• geschäftliche E-Mails an Kunden, Lieferanten, Banken oder Behörden,
• Bestellscheine, auch wenn du sie vorgedruckt verwendest (§ 37a Abs. 3 HGB),
• Kündigungen, Mängelrügen und sonstige Erklärungen gegenüber Geschäftspartnern.

Ausgenommen sind Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die nur die Einzelheiten eingetragen werden, etwa Lieferscheine oder Versandanzeigen (§ 37a Abs. 2 HGB). Interne Nachrichten im Team und allgemeine Werbung an die Öffentlichkeit sind keine Geschäftsbriefe in diesem Sinne.

Welche Pflichtangaben gelten für welche Rechtsform?

Welche Pflichtangaben auf deine Geschäftsbriefe gehören, hängt davon ab, ob du im Handels- oder Gesellschaftsregister eingetragen bist und welche Rechtsform du hast.

Rechtsform	Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen	Grundlage
Einzelunternehmen ohne Eintrag (Kleingewerbe, Freiberufler)	keine eigene Liste im HGB. Empfohlen und oft aus anderen Gesetzen nötig: Vor- und Nachname, ladungsfähige Anschrift	§ 2 DL-InfoV, § 5b UWG
Eingetragener Kaufmann (e. K.)	Firma, Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ bzw. Abkürzung wie „e. K.“, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Registernummer	§ 37a, § 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB
GbR ohne Eintrag	keine eigene Liste. Empfohlen: Vor- und Nachnamen aller Gesellschafter, ladungsfähige Anschrift, gegebenenfalls Zusatz „GbR“	IHK-Empfehlung, § 2 DL-InfoV
Eingetragene GbR (eGbR)	Name der Gesellschaft mit dem Pflichtzusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“; Registerangaben sind sinnvoll und für Dienstleister nach DL-InfoV Pflicht	§ 707a Abs. 2 BGB, § 2 Abs. 1 Nr. 3 DL-InfoV
OHG und KG	Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer; ist kein Gesellschafter eine natürliche Person (etwa GmbH & Co. KG), zusätzlich die Angaben zu den Gesellschaftern	§ 125 HGB
GmbH	Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, gegebenenfalls Vorsitz des Aufsichtsrats	§ 35a GmbHG
UG (haftungsbeschränkt)	wie GmbH; der Firmenzusatz lautet „Unternehmer­gesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“, eine weitere Abkürzung von „haftungsbeschränkt“ ist nicht vorgesehen	§ 35a, § 5a Abs. 1 GmbHG

Was müssen Einzelunternehmer angeben?

Einzelunternehmer, die im Handelsregister stehen, machen die fünf Angaben nach § 37a HGB, Kleingewerbetreibende ohne Eintrag geben mindestens Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Anschrift an.

Eingetragener Kaufmann

Als eingetragener Kaufmann führst du eine Firma, also den Namen, unter dem du deine Geschäfte betreibst (§ 17 HGB). Auf jedem Geschäftsbrief stehen deine Firma mit dem Zusatz „e. K.“, der Ort deiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer (§ 37a Abs. 1 HGB). Deinen bürgerlichen Namen musst du daneben nicht angeben, die Firma ersetzt ihn. Ob du ins Handelsregister musst, erklärt der Ratgeber Handelsregister.

Kleingewerbetreibende und Freiberufler

Für Einzelunternehmer ohne Handels­registereintrag gibt es keine allgemeine Pflichtliste für Geschäftsbriefe. Die IHK Dresden weist aber darauf hin, dass sich die Pflicht zur Angabe von Name und Anschrift in vielen Fällen aus speziellen Vorschriften ergibt, etwa aus dem Wettbewerbsrecht. Zwei Beispiele:

• Dienstleister: Wer Dienstleistungen erbringt, muss Kunden vor Vertragsschluss unter anderem Vor- und Familiennamen, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder Faxnummer sowie eine vorhandene USt-IdNr. mitteilen (§ 2 Abs. 1 DL-InfoV). Das darf auch in allen Unterlagen geschehen, die du dem Kunden gibst, also etwa im Angebot.
• Angebote an Verbraucher: Bietest du Waren oder Dienstleistungen mit Preis so an, dass ein Verbraucher direkt kaufen kann, gelten Identität und Anschrift als wesentliche Information (§ 5b Abs. 1 Nr. 2 UWG).

Du darfst neben deinem Namen eine Geschäftsbezeichnung verwenden, etwa „Malerbetrieb Sonnenschein“. Sie darf aber nicht den Eindruck erwecken, du seist im Handelsregister eingetragen. Wer eine Firma führt, die ihm nicht zusteht, kann vom Registergericht mit Ordnungsgeld zur Unterlassung angehalten werden (§ 37 Abs. 1 HGB). Mehr zum Status ohne Handelsregister im Ratgeber Kleingewerbe, zur Namenswahl im Ratgeber Firmenname finden.

Was müssen GmbH und UG angeben?

GmbH und UG nennen auf allen Geschäftsbriefen Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer sowie sämtliche Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen an (§ 35a Abs. 1 GmbHG).

• Rechtsform: Bei der UG ist der Zusatz „Unternehmer­gesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ Pflicht (§ 5a Abs. 1 GmbHG). „UG“ allein reicht nicht.
• Sitz: der Ort laut Gesellschaftsvertrag, nicht zwingend die Postanschrift. Die Anschrift gibst du trotzdem an, damit dich jemand erreicht.
• Geschäftsführer: alle, nicht nur der, der unterschreibt. Ein Kürzel wie „M. Mustermann“ reicht nicht, mindestens ein Vorname muss ausgeschrieben sein.
• Aufsichtsrat: Nur wenn einer gebildet ist und einen Vorsitz hat, kommt dessen Name dazu. Bei den meisten Gründungen gibt es keinen.
• Stammkapital: keine Pflicht. Nennst du es aber, muss es vollständig und mit den ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Wechselt ein Geschäftsführer, ändern sich Signatur, Briefbogen und Rechnungsvorlage sofort mit. Wie GmbH oder UG entstehen, steht in den Ratgebern GmbH gründen und UG gründen.

Was gilt für die GbR seit dem MoPeG?

Seit dem Personen­gesellschaftsrechts­modernisierungs­gesetz (MoPeG) kann sich eine GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lassen und muss dann den Zusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“ führen (§ 707a Abs. 2 BGB).

Eine eigene Vorschrift zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen wie § 37a HGB enthält das BGB für die eGbR nicht, § 707b BGB verweist nur auf die Namens- und Registervorschriften des HGB. In der Praxis gehören Name mit Zusatz „eGbR“, Sitz, Registergericht und Registernummer trotzdem auf Briefe sowie in E-Mails. Für Dienstleister ist die Angabe des Gesellschafts­registers mit Gericht und Nummer ohnehin Pflicht (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 DL-InfoV). Haftet keine natürliche Person, muss der Name die Haftungsbeschränkung erkennen lassen.

Eine nicht eingetragene GbR hat keinen geschützten Namen im Sinne einer Firma. Die IHK Dresden empfiehlt, die Vor- und Nachnamen aller Gesellschafter anzugeben, gern mit einem Zusatz, der die Tätigkeit beschreibt, und dem Kürzel „GbR“. Wann sich die Eintragung lohnt, erklärt der Ratgeber GbR gründen.

Was droht bei fehlenden Pflichtangaben?

Bei fehlenden Pflichtangaben kann das Registergericht Kaufleute und Gesellschaften mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 € je Festsetzung zur Nachbesserung zwingen, bei Dienstleistern ist zusätzlich ein Bußgeld von bis zu 1.000 € möglich.

• Zwangsgeld für Kaufleute: Wer die Angaben nach § 37a HGB weglässt, wird vom Registergericht durch Zwangsgeld dazu angehalten. Das einzelne Zwangsgeld beträgt höchstens 5.000 € (§ 37a Abs. 4, § 14 HGB). Für OHG und KG gilt das entsprechend (§ 125 Abs. 2 HGB).
• Zwangsgeld für GmbH und UG: Geschäftsführer, die § 35a GmbHG nicht befolgen, kann das Registergericht ebenfalls mit Zwangsgeld bis 5.000 € je Festsetzung anhalten (§ 79 Abs. 1 GmbHG).
• Bußgeld für Dienstleister: Wer Informationen nach der DL-InfoV nicht, falsch oder zu spät zur Verfügung stellt, handelt ordnungswidrig (§ 6 DL-InfoV). Der Rahmen liegt bei bis zu 1.000 € (§ 146 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 GewO).
• Wettbewerbsrecht: Fehlende Angaben gegenüber Verbrauchern können als Vorenthalten wesentlicher Informationen gewertet werden. Wie du auf eine Abmahnung reagierst, steht im Ratgeber Abmahnung erhalten.

Ein Zwangsgeld ist keine Strafe, sondern ein Druckmittel. Das Registergericht droht es zuerst an und setzt dir eine Frist (§ 388 FamFG). Erst wenn du in dieser Frist weder nachbesserst noch Einspruch einlegst, setzt es das Zwangsgeld fest, droht gleich das nächste an und legt dir die Verfahrenskosten auf (§ 389 FamFG). Wer schnell reagiert, kommt also ohne Zahlung davon.

Wie sieht eine korrekte E-Mail-Signatur aus?

Eine korrekte E-Mail-Signatur enthält dieselben Pflichtangaben wie dein Briefbogen. Sie steht unter jeder geschäftlichen E-Mail, auch unter Antworten und Weiterleitungen.

Diese Felder gehören bei einer GmbH in die Signatur, hier als Beispiel für eine Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern:

• Name der Person, die schreibt, mit Funktion
• Firma mit Rechtsform, etwa „Muster Digital GmbH“
• Postanschrift und Sitz der Gesellschaft
• Telefonnummer im Format +49 und E-Mail-Adresse
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Geschäftsführer: alle, mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• bei Dienstleistern: USt-IdNr., falls vorhanden, und bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten die zuständige Behörde

Als eingetragener Kaufmann ersetzt du die Geschäftsführer durch den Zusatz „e. K.“ und den Ort der Niederlassung. Als Kleingewerbetreibender genügen dein voller Name, gegebenenfalls deine Geschäftsbezeichnung, Anschrift, Telefon und E-Mail. Hinterlege die Signatur in allen Programmen und auf dem Smartphone, damit sie auch unter mobilen Antworten steht.

Pflichtangaben bei der Gründung gleich richtig aufsetzen

Die Pflichtangaben setzt du am besten auf, sobald Rechtsform und Name feststehen, damit Briefbogen, Signatur, Angebots- und Rechnungsvorlage vom ersten Tag an stimmen.

Im AVGS Gründercoaching von Firmenkompass klären wir in Modul 5 Unternehmensorganisation mit dir die Rechtsform, die Anmeldungen und deine Geschäftsunterlagen. Welche Rechtsform zu dir passt, zeigt vorab der Ratgeber Rechtsformen im Vergleich.

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter das Coaching über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein übernehmen, bei Bewilligung ohne eigene Kosten. Wer Arbeitslosengeld bezieht, fragt auch nach dem Gründungszuschuss, wer Grundsicherung (früher Bürgergeld) bezieht, nach dem Einstiegsgeld. Die Behörde entscheidet im Einzelfall. Einen schnellen Überblick gibt der Fördercheck. Lass uns im kostenlosen Erstgespräch sprechen. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.