Eventagentur und Hochzeitsplanung gründen: Anmeldung, Regeln, Haftung und Förderung

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Welche Anmeldungen brauchst du für eine Eventagentur?

Für eine Eventagentur oder Hochzeitsplanung brauchst du eine Gewerbeanmeldung, die steuerliche Erfassung beim Finanzamt und die Mitgliedschaft in der IHK. Eine besondere Erlaubnis für die Planung von Veranstaltungen gibt es nicht. Event- und Hochzeitsplanung ist kein freier Beruf, sondern ein Gewerbe.

1. Gewerbe anmelden. Beim Gewerbeamt, gleichzeitig mit dem Start (§ 14 GewO). Ablauf und Kosten im Ratgeber Gewerbeanmeldung.
2. Finanzamt. Innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER abgeben (§ 138 AO).
3. IHK. Mit dem Gewerbe wirst du Mitglied der IHK (§ 2 IHKG).
4. Berufsgenossenschaft. Die Meldung innerhalb einer Woche gilt mit der Gewerbeanzeige als erfüllt (§ 192 SGB VII). Beschäftigst du Aushilfen beim Aufbau, sind sie dort versichert.

Zusätzliche Genehmigungen hängen von den einzelnen Leistungen ab. Schenkst du selbst Alkohol aus, brauchst du je nach Bundesland eine Gaststättenerlaubnis oder musst den Ausschank nur anzeigen, das regelt jedes Bundesland selbst. Frag dafür beim Gewerbe- oder Ordnungsamt deiner Stadt nach. Für Feiern auf Straßen, Plätzen oder in Parks brauchst du eine Sondernutzungserlaubnis der Kommune, Zuständigkeit und Verfahren regelt jedes Bundesland, beantragt wird meist beim Ordnungs- oder Straßenverkehrsamt der Stadt. Lärmschutz und Sperrzeiten legen Länder sowie Kommunen fest, die Regeln vor Ort erfährst du beim Ordnungsamt.

Welche Regeln gelten für Veranstaltungsorte, Musik und Künstler?

Für Veranstaltungen gelten vor allem Bauvorschriften für Versammlungsstätten, das Urheberrecht bei Musik und die Künstlersozialabgabe. Alle drei solltest du vor dem ersten Angebot kennen.

Versammlungsstätten

Für größere Veranstaltungsorte gelten Versammlungs­stätten­verordnungen. Sie sind Bauordnungsrecht, das regelt jedes Bundesland selbst. Nach der Mustervorschrift, die viele Länder übernommen haben, gelten sie zum Beispiel für Versammlungsräume mit mehr als 200 Besuchern, etwa mit Vorgaben zu Rettungswegen, Bestuhlung und Personal. Welche Schwelle in deinem Land gilt, steht in dessen Versammlungs­stätten­verordnung. In erster Linie verantwortlich ist der Betreiber des Ortes. Übernimmst du als Agentur Pflichten per Vertrag, etwa für Aufbau und Bestuhlungsplan, trägst du dafür Verantwortung. Kläre deshalb schriftlich, wer was übernimmt.

Musik und GEMA

Musik öffentlich wiederzugeben, ob live oder vom Band, braucht die Erlaubnis der Rechteinhaber. Öffentlich ist eine Wiedergabe, wenn sie für eine Mehrzahl von Menschen bestimmt ist, die nicht persönlich miteinander verbunden sind (§ 15 Abs. 3 UrhG). In der Praxis meldest du solche Veranstaltungen bei der GEMA an, und zwar vor der Veranstaltung. Laut GEMA gelten auch Firmenfeiern und Betriebsfeste als öffentlich. Rein private Feiern sind nicht gebührenpflichtig. Bei Hochzeiten mit großem Gästekreis oder Agenturbeteiligung fragst du im Zweifel direkt bei der GEMA nach. Die Agentur darf die Anmeldung für den Kunden übernehmen. Die Kosten berechnet die GEMA nach ihren Tarifen.

Künstlersozialabgabe

Ist dein Unternehmen im Wesentlichen darauf ausgerichtet, künstlerische Aufführungen oder Darbietungen zu organisieren, bist du ausdrücklich abgabepflichtig (§ 24 Abs. 1 Nr. 3 KSVG). Sonst greift die Generalklausel: Beauftragst du selbstständige Künstler für dein Unternehmen, um Einnahmen zu erzielen, wirst du abgabepflichtig, sobald die Honorare im Jahr insgesamt 1.000 € übersteigen (§ 24 Abs. 2 KSVG). Wie deine Agentur im Einzelfall eingeordnet wird, beantwortet die Künstlersozialkasse. Der Abgabesatz beträgt 2026 4,9 %, 2027 5,0 %. Bemessen wird das Honorar ohne Umsatzsteuer (§ 25 KSVG). Das betrifft etwa Bands, Sängerinnen, Moderatoren oder Fotografinnen. Details im Ratgeber Künstlersozialkasse.

Wann wirst du zum Reiseveranstalter?

Du wirst zum Reiseveranstalter, wenn du für dieselbe Reise mindestens zwei verschiedene Arten von Reiseleistungen zu einem Paket zusammenstellst (§ 651a Abs. 2 BGB). Arten von Reiseleistungen sind die Beförderung, die Unterkunft, die Vermietung von Kraftfahrzeugen und sonstige touristische Leistungen (§ 651a Abs. 3 BGB). Für Hochzeitsplanungen im Ausland, Incentive-Reisen oder Gästepakete mit Hotel und Shuttle kann das schnell zutreffen.

• Insolvenzsicherung: Als Reiseveranstalter musst du die Kundengelder gegen deine Zahlungsunfähigkeit absichern und einen Sicherungsschein übergeben (§ 651r BGB). Grundsätzlich läuft das über einen Reisesicherungsfonds, kleinere Veranstalter mit weniger als zehn Millionen € Umsatz können auch eine Versicherung oder eine Bankgarantie nutzen.
• Ausnahmen: Das Pauschalreiserecht gilt zum Beispiel nicht für Tagesreisen unter 24 Stunden ohne Übernachtung bis 500 € oder für Geschäftsreisen über einen Rahmenvertrag mit einem Unternehmen (§ 651a Abs. 5 BGB).
• Vermittlung: Auch wer verbundene Reiseleistungen nur vermittelt, hat Informations- und Absicherungspflichten (§ 651w BGB).

Welche Rechtsform passt, und was kostet der Start?

Viele Hochzeitsplanerinnen und Eventagenturen starten als Einzelunternehmen. Weil Veranstaltungen hohe Haftungsrisiken haben, kann später eine UG oder GmbH sinnvoll sein. Den Vergleich findest du im Rechtsformen-Vergleich.

Viele Aufträge sind saisonal. Plane deshalb Anzahlungen in deinen Verträgen ein und rechne mit dem Gründungskosten-Rechner.

Welche Versicherungen brauchst du?

Eine gesetzliche Pflichtversicherung gibt es für Eventagenturen nicht, die Betriebshaftpflicht ist aber praktisch unverzichtbar. Ein umgestürzter Aufbau, ein Stolperunfall oder ein beschädigter Saal kann teuer werden. Grundlagen erklärt der Ratgeber Betriebshaftpflicht. Planungsfehler mit reinen Vermögensschäden, etwa ein verpasster Termin beim Caterer, deckt eher die Berufshaftpflicht. Für Deko, Technik und Lager helfen Inhaltsversicherung sowie Transportversicherung. Bist du viel mit dem eigenen Wagen unterwegs, lies den Ratgeber Firmenwagen-Versicherung. Für dich selbst zählen Krankenversicherung und Rentenversicherung.

Welche Steuern fallen an?

Als Eventagentur zahlst du Einkommensteuer auf den Gewinn, Umsatzsteuer auf deine Leistungen und ab einem höheren Gewerbeertrag Gewerbesteuer.

• Kleinunternehmerregelung: Bei höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr kannst du ohne Umsatzsteuer abrechnen (§ 19 UStG). Kaufst du für Kunden Leistungen ein, zählen diese oft zum Umsatz. Die Grenze ist dann schnell erreicht. Mehr im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
• Fremdleistungen: Kläre, ob du Location, Catering oder Technik im eigenen Namen einkaufst und weiterberechnest oder ob der Kunde direkt bucht. Nur Beträge, die du im Namen und für Rechnung des Kunden einnimmst und ausgibst, sind durchlaufende Posten und gehören nicht zu deinem Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG). Kaufst du im eigenen Namen ein, berechnest du darauf Umsatzsteuer.
• Reiseleistungen: Für Reiseleistungen im eigenen Namen gilt die Margenbesteuerung: Umsatzsteuer fällt nur auf die Differenz zwischen dem Reisepreis und deinen Ausgaben für Reisevorleistungen wie Hotel oder Transfer an (§ 25 UStG).
• Gewerbesteuer: Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag für Einzelunternehmen (§ 11 GewStG).

Die Grundlagen erklärt der Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Wie gewinnst du Kunden?

Kunden gewinnst du als Eventagentur vor allem über Empfehlungen, ein starkes Portfolio und ein Netzwerk aus Dienstleistern. Brautpaare und Unternehmen buchen jemanden, dem sie vertrauen.

• Positionierung: Hochzeiten, Firmenveranstaltungen oder Konferenzen verlangen unterschiedliche Ansprache. Entscheide dich für einen Schwerpunkt.
• Portfolio: Fotos echter Veranstaltungen, mit Einwilligung der Kunden und der Fotografin.
• Netzwerk: Locations, Caterer, Floristinnen, Fotografen und DJs empfehlen dich weiter.
• Hochzeitsmessen und Fachveranstaltungen: Persönlicher Kontakt zählt in dieser Branche besonders.
• Bewertungen: Bitte zufriedene Kunden um eine öffentliche Bewertung.

Deine Strategie entwickelst du in Modul 6 Marketing und Kundengewinnung, deinen Webauftritt in Modul 7 Website erstellen.

Welche Förderung gibt es?

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du dich mit dem AVGS Gründercoaching bei Bewilligung kostenfrei auf die Gründung vorbereiten. Mit Anspruch auf Arbeitslosengeld kommt der Gründungszuschuss infrage, in der Grundsicherung (früher Bürgergeld) das Einstiegsgeld. Beides sind Ermessensleistungen, entschieden wird im Einzelfall. Weil das Geschäft saisonal ist, schauen die Stellen genau auf deinen Liquiditätsplan.

Für Ausstattung und Anlaufkosten gibt es Förderkredite wie den ERP-Gründerkredit StartGeld über deine Hausbank. Die Konditionen stehen tagesaktuell bei der KfW. Landesprogramme findest du in der Förderdatenbank, eine erste Einschätzung gibt der Fördercheck.

Welche Module des AVGS Gründercoachings passen?

Für Eventagenturen passen vor allem die Module zu Positionierung, Zahlen, Organisation und Marketing. Im Coaching arbeitest du 1:1 an deinem Vorhaben.

• Modul 1 Einschätzung: Hochzeiten, Firmenevents oder Konferenzen, was passt zu dir?
• Modul 3 Businessplan Zahlen: Honorarmodell, Saisonverlauf, Anzahlungen, Liquidität.
• Modul 5 Unternehmensorganisation: Gewerbe, KSK, GEMA, Pauschalreiserecht, Versicherungen.
• Modul 6 Marketing und Kundengewinnung: Portfolio, Netzwerk, Empfehlungen.

Im kostenlosen Erstgespräch sprechen wir über deine Idee. Wir klären, welche Regeln für deine Veranstaltungen gelten. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachMaria BieberCoach für Gründung und Positionierung