Personalvermittlung gründen: Regeln, AVGS-Abrechnung, Zeitarbeit und Förderung

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Was brauchst du, um eine Personalvermittlung zu gründen?

Um eine Personalvermittlung zu gründen, brauchst du eine Gewerbeanmeldung, aber keine besondere Erlaubnis. Die Bundesagentur für Arbeit sagt ausdrücklich, dass auch Vermittler ohne Zulassung tätig sein dürfen. Sie können ihre Leistung dann nur nicht über die Agentur abrechnen. Personalvermittlung ist ein Gewerbe, kein freier Beruf. Du meldest es beim Gewerbeamt an, sobald du startest (§ 14 GewO), und wirst Mitglied der IHK (§ 2 IHKG). Ablauf und Kosten erklärt der Ratgeber Gewerbeanmeldung.

Vor dem Start entscheidest du, welches Modell du anbieten willst. Davon hängt ab, welche Regeln gelten:

• Vermittlung für Unternehmen: Das Unternehmen beauftragt dich, eine Stelle zu besetzen, und zahlt bei Erfolg ein Honorar. Den Preis verhandelst du frei.
• Vermittlung für Arbeitsuchende: Der Bewerber beauftragt dich. Dann gelten die strengen Regeln der §§ 296 ff. SGB III.
• Abrechnung über den Gutschein: Arbeitsuchende mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein lösen ihn bei dir ein. Das setzt eine Trägerzulassung voraus.
• Headhunting: Du sprichst Fachkräfte im Auftrag eines Unternehmens gezielt an. Das ist Vermittlung für Unternehmen mit hohem Beratungsanteil.
• Zeitarbeit: Du stellst Fachkräfte selbst an und überlässt sie. Das ist kein Vermitteln mehr, sondern Arbeitnehmerüberlassung mit eigener Erlaubnis.

Welche Regeln gelten für deine Vergütung?

Für deine Vergütung gilt: Unternehmen zahlen ein frei verhandeltes Honorar, für Arbeitsuchende und den Vermittlungsgutschein setzt das Gesetz feste Grenzen.

Wenn Arbeitsuchende dich bezahlen

Wenn Arbeitsuchende dich bezahlen, darfst du höchstens 2.000 € einschließlich Umsatzsteuer verlangen, und das nur bei Erfolg (§ 296 Abs. 3 SGB III). Der Vermittlungsvertrag braucht die Schriftform und muss deine Vergütung nennen. Den Inhalt teilst du dem Arbeitsuchenden zusätzlich in Textform mit (§ 296 Abs. 1 SGB III).

• Zahlung nur, wenn durch deine Vermittlung ein Arbeitsvertrag zustande kommt (§ 296 Abs. 2 SGB III).
• Keine Vorschüsse verlangen und keine annehmen.
• Für die Vermittlung in einen Minijob darfst du von Arbeitsuchenden nichts verlangen, bei Au-pair-Stellen höchstens 150 €.
• Bei Ausbildungsstellen zahlt nur der Arbeitgeber (§ 296a SGB III).
• Keine Exklusivklauseln, die Bewerber oder Unternehmen an dich allein binden (§ 297 Nr. 4 SGB III).

Hältst du dich nicht daran, ist die Vereinbarung unwirksam (§ 297 SGB III). Beratung sowie Bewerbungsvorbereitung gehören zur Vermittlung und dürfen nicht extra berechnet werden.

Abrechnung über den Vermittlungsgutschein

Über den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein rechnest du nur ab, wenn du als Träger nach der AZAV zugelassen bist. Das Gesetz nennt diesen Weg ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung in versicherungs­pflichtige Beschäftigung (§ 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 2 SGB III). In der Praxis heißt der Gutschein oft AVGS-MPAV.

Punkt	Regel
Vergütung	2.500 €, bei Langzeitarbeitslosen und Menschen mit Behinderungen bis zu 3.000 € (§ 45 Abs. 6 SGB III)
Auszahlung	1.250 € nach sechs Wochen Beschäftigung, der Rest nach sechs Monaten
Keine Vergütung	bei Stellen, die von vornherein auf weniger als drei Monate befristet sind, und bei Rückkehr zu einem früheren Arbeitgeber mit mehr als drei Monaten Beschäftigung in den letzten vier Jahren
Zulassung	Trägerzulassung durch eine fachkundige Stelle (§§ 176, 178 SGB III)

Für die Trägerzulassung prüft die fachkundige Stelle unter anderem deine Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, die Qualifikation deines Personals, ein System zur Qualitätssicherung und faire Verträge mit Teilnehmenden (§ 178 SGB III). Plane dafür Zeit und Geld ein. Die Kosten legt die fachkundige Stelle fest, hol dir mehrere Angebote ein.

Wo verläuft die Grenze zur Zeitarbeit?

Die Grenze zur Zeitarbeit verläuft beim Arbeitsvertrag: Stellst du die Fachkraft selbst an und setzt sie beim Kunden ein, brauchst du eine Erlaubnis nach § 1 Abs. 1 AÜG. Arbeitnehmerüberlassung liegt vor, wenn die Fachkraft in die Organisation des Kunden eingegliedert ist und seinen Weisungen folgt.

• Erlaubnis: Antrag schriftlich bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Erlaubnis ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann nach drei Jahren unbefristet erteilt werden (§ 2 AÜG). Die aktuelle Gebühr nennt die Bundesagentur für Arbeit.
• Höchstdauer: Dieselbe Fachkraft darf in der Regel höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate an denselben Kunden überlassen werden (§ 1 Abs. 1b AÜG).
• Vertrag: Der Vertrag mit dem Kunden muss ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet sein.

Zeitarbeit ist ein eigenes, kapitalintensives Geschäft mit Lohnabrechnung und Arbeitgeberpflichten. Viele starten deshalb mit reiner Vermittlung. Was Arbeitgeberpflichten bedeuten, steht im Ratgeber Ersten Mitarbeiter einstellen.

Was gilt beim Datenschutz für Bewerberdaten?

Bewerberdaten darfst du nur mit einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO verarbeiten, bei der Weitergabe an Kunden ist das in der Praxis meist die Einwilligung. Lebensläufe enthalten oft sensible Angaben. Du informierst Bewerber beim Erheben der Daten (Art. 13 DSGVO). Hast du Profile aus öffentlichen Quellen zusammengetragen, informierst du die Betroffenen ebenfalls (Art. 14 DSGVO). Entfällt der Zweck, löschst du die Daten (Art. 17 DSGVO).

• Einwilligung, bevor du ein Profil an ein Unternehmen schickst.
• Datenschutzhinweise auf Website und in Formularen.
• Löschkonzept mit festen Fristen für abgelehnte Bewerber.
• Verträge zur Auftragsverarbeitung mit deinen Dienstleistern.

Grundlagen zu Impressum sowie Datenschutzerklärung findest du im Ratgeber Impressum und Datenschutz.

Welche Rechtsform passt, und was kostet der Start?

Viele Personalvermittler starten als Einzelunternehmen, weil Gründung und Buchhaltung einfach bleiben. Planst du Zeitarbeit oder größere Haftungsrisiken, ist eine UG oder GmbH oft sinnvoll. Einen Überblick gibt der Rechtsformen-Vergleich.

Honorare fließen erst nach erfolgreicher Besetzung, beim Gutschein sogar in zwei Raten über sechs Monate. Plane deshalb eine Reserve ein und rechne mit dem Gründungskosten-Rechner.

Welche Versicherungen und Steuern sind wichtig?

Für eine reine Personalvermittlung gibt es keine gesetzliche Pflichtversicherung, sinnvoll ist eine Absicherung gegen Vermögensschäden. Empfiehlst du eine ungeeignete Fachkraft oder gelangen Bewerberdaten nach außen, kann es teuer werden. Dafür gibt es die Berufshaftpflicht und die Cyberversicherung. Für Gespräche in eigenen Räumen hilft die Betriebshaftpflicht. Persönlich zählen Krankenversicherung und Rentenversicherung.

Steuerlich bist du Gewerbetreibender. Deine Honorare sind umsatzsteuerpflichtig. Die Kleinunternehmerregelung greift bei höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 UStG). Schon wenige Besetzungen können diese Grenze erreichen. Gewerbesteuer fällt erst über einem Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag an (§ 11 GewStG). Mehr im Ratgeber Umsatzsteuer für Gründer.

Wie gewinnst du Kunden und Bewerber?

Kunden gewinnst du als Personalvermittler vor allem über eine klare Branche, in der du Fachkräfte und Unternehmen kennst. Du brauchst zwei Zielgruppen gleichzeitig: Unternehmen mit offenen Stellen und gute Bewerber.

• Nische: Pflege, Handwerk, IT oder Vertrieb. Wer eine Branche versteht, besetzt schneller.
• Direkte Ansprache: Personalverantwortliche in deiner Region gezielt anrufen und besuchen.
• Bewerberpool: Eine eigene Website mit Stellen, Empfehlungen zufriedener Kandidaten, Kontakt zu Schulen und Bildungsträgern.
• Vertrauen: Klare Honorare, schnelle Rückmeldung, ehrliche Absagen.

Zielgruppe, Ansprache sowie Vertrieb erarbeitest du in Modul 6 Marketing und Kundengewinnung, die Website in Modul 7 Website erstellen.

Welche Förderung gibt es?

Wenn du aus der Arbeitslosigkeit gründest, kannst du dich mit dem AVGS Gründercoaching bei Bewilligung kostenfrei auf deinen Start vorbereiten. Mit Anspruch auf Arbeitslosengeld kommt der Gründungszuschuss infrage, in der Grundsicherung (früher Bürgergeld) das Einstiegsgeld. Beides sind Ermessensleistungen, die Agentur oder das Jobcenter entscheidet im Einzelfall. Weil Honorare erst nach der Besetzung fließen, achten die Stellen besonders auf deine Liquiditätsplanung.

Für Ausstattung und Anlaufkosten gibt es Förderkredite wie den ERP-Gründerkredit StartGeld über deine Hausbank. Die Konditionen stehen tagesaktuell bei der KfW. Landesprogramme findest du in der Förderdatenbank, eine erste Einschätzung gibt der Fördercheck.

Welche Module des AVGS Gründercoachings passen?

Für Personalvermittler passen vor allem die Module zu Idee, Zahlen, Organisation und Vertrieb. Im Coaching arbeitest du 1:1 an deinem Vorhaben.

• Modul 1 Einschätzung: Welche Branche, welches Modell, Vermittlung oder Zeitarbeit?
• Modul 3 Businessplan Zahlen: Besetzungen pro Monat, Honorare, Liquidität bis zur ersten Zahlung.
• Modul 5 Unternehmensorganisation: Gewerbe, Verträge, Datenschutz, Trägerzulassung, Versicherungen.
• Modul 6 Marketing und Kundengewinnung: Unternehmen gewinnen, Bewerber finden.

Im kostenlosen Erstgespräch sprechen wir über deine Branche und dein Modell. Wir klären, welche Schritte vor dem ersten Auftrag sinnvoll sind. Ob ein Gutschein bewilligt wird, entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter im Einzelfall. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Fragen dazu? Dein CoachMichael WildMitgründer, Seniorberater und Board Advisor